Kontrola celno-skarbowa, dodatkowe zobowiązanie i należyta staranność

Spółka handlowa została objęta kontrolą celno-skarbową w VAT. Organ zakwestionował część transakcji zakupowych, zarzucając brak należytej staranności przy weryfikacji kontrahentów i sygnalizując możliwość ustalenia dodatkowego zobowiązania podatkowego. W firmie nie funkcjonowały formalne procedury sprawdzania dostawców – większość działań była „w głowie” właściciela i księgowej.

Na początku pomogłam uporządkować dokumenty i przygotować spójną wersję wydarzeń, dotyczącą najważniejszych transakcji, wskazując, jakie czynności faktycznie były podejmowane, choć nie zawsze dobrze udokumentowane. Równolegle opracowałam i wdrożyłam zestaw prostych procedur należytej staranności (lista kroków weryfikacji, wzory oświadczeń, sposób archiwizacji dowodów), aby wzmocnić pozycję spółki zarówno w tej, jak i w przyszłych kontrolach.

Kontrola nie przerodziła się w „polowanie” na kolejne okresy rozliczeniowe, a zakres zakwestionowanych transakcji udało się utrzymać w granicach pierwotnych ustaleń organu. Spółka zyskała konkretny plan dalszej obrony w postępowaniu i – co ważne na przyszłość – formalne procedury należytej staranności, których wcześniej brakowało, mimo rosnącego ryzyka dodatkowych zobowiązań w VAT.