Koniec roku obrotowego to dla wielu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością intensywny czas. Poza samym sporządzeniem sprawozdania finansowego czeka jeszcze kilka obowiązkowych kroków: podpisanie dokumentów, zatwierdzenie ich przez wspólników i terminowe złożenie do KRS. Jeden przeoczony termin lub brakujący podpis może skutkować grzywną albo zwrotem dokumentów przez rejestr. Ten artykuł przeprowadzi Cię przez cały proces krok po kroku.

Kto jest zobowiązany do sporządzenia sprawozdania finansowego?

Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego dotyczy podmiotów prowadzących księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. W przypadku spółki z o.o. obowiązek ten istnieje zawsze – niezależnie od wysokości przychodów.

Sprawozdanie finansowe składa się z trzech obowiązkowych elementów:

• bilansu – pokazującego stan aktywów i pasywów na dzień kończący rok obrotowy,
• rachunku zysków i strat – prezentującego przychody, koszty i wynik finansowy,
• informacji dodatkowej – zawierającej opis przyjętych zasad rachunkowości i inne wymagane dane.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe spółki z o.o.?

Zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje kierownik jednostki, czyli w spółce z o.o. – każdy członek zarządu. Jeśli zarząd jest wieloosobowy, podpis składają wszyscy jego członkowie.

Oprócz zarządu sprawozdanie podpisuje również osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych – najczęściej główny księgowy lub zewnętrzne biuro rachunkowe (w imieniu osoby fizycznej kierującej biurem).

Ważne: Odmowa złożenia podpisu przez członka zarządu jest dopuszczalna, ale wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania.

Kiedy należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe należy sporządzić i podpisać nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Dla spółek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, oznacza to termin do 31 marca następnego roku.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego – rola zgromadzenia wspólników

Podpisane sprawozdanie musi zostać zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego (dla roku kalendarzowego – do 30 czerwca). Wynika to z art. 53 ustawy o rachunkowości oraz art. 231 § 1 Kodeksu spółek handlowych.

Zgodnie z art. 231 § 2 KSH przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników (ZZW) powinno być:

1. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego,
2. powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty,
3. udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania obowiązków.

Jakie uchwały należy podjąć?

Do sprawozdania finansowego składanego do KRS dołącza się:

• uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
• uchwałę o udzieleniu absolutorium członkom zarządu (i ewentualnie rady nadzorczej).

Czy do sprawozdania trzeba dołączyć listę obecności ze zgromadzenia?

To jedno z częstszych pytań – i odpowiedź brzmi: nie. Art. 69 ustawy o rachunkowości określa zamknięty katalog dokumentów składanych do KRS. Lista obecności się w nim nie znajduje.

Lista obecności jest elementem wewnętrznej dokumentacji spółki (art. 248 § 1 KSH), jednak jej złożenie do KRS nie jest wymagane przepisami prawa.

Co więcej – jeśli uchwały zostały podjęte w trybie pisemnym (obiegowym) na podstawie art. 227 § 2 KSH, lista obecności w ogóle nie powstaje. W takim przypadku zamiast protokołu ZZW do KRS dołącza się projekty uchwał podpisane przez wszystkich wspólników, a system e-KRS to akceptuje.

Tryb pisemny zamiast zgromadzenia – kiedy to możliwe?

Spółka nie musi organizować formalnego zgromadzenia, jeśli wszyscy wspólnicy wyrażą pisemną zgodę na głosowanie w trybie obiegowym (art. 227 § 2 KSH). Każdy wspólnik otrzymuje wtedy projekt uchwały i podpisuje go – tradycyjnie lub elektronicznie.

To wygodne rozwiązanie zwłaszcza wtedy, gdy wspólnicy są rozproszeni geograficznie lub nie ma potrzeby odbywania formalnego spotkania.

Alternatywą jest zgromadzenie zdalne (online) na podstawie art. 234¹ KSH – o ile umowa spółki tego nie wyklucza i uchwalono regulamin zdalnych zgromadzeń.

Złożenie sprawozdania do KRS – terminy i dokumenty

Po zatwierdzeniu sprawozdania spółka ma 15 dni na jego złożenie do KRS (art. 69 ustawy o rachunkowości). Dokumenty składa się wyłącznie elektronicznie, przez system e-KRS lub portal S24.

Co składamy do KRS?

Konsekwencje nieterminowego złożenia sprawozdania

Niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych może skutkować:

• karą grzywny dla członków zarządu na podstawie art. 79 ustawy o rachunkowości,
• postępowaniem przymuszającym ze strony sądu rejestrowego,
• wpisem wzmianki o braku złożenia dokumentów w KRS – widocznym publicznie dla kontrahentów i instytucji finansowych,
• ryzykiem odpowiedzialności odszkodowawczej zarządu wobec spółki na podstawie art. 293 KSH.

Podsumowanie – krok po kroku

1. Do 31 marca – sporządź i podpisz sprawozdanie finansowe (zarząd + księgowy).
2. Na 15 dni przed ZZW – udostępnij wspólnikom sprawozdanie (art. 68 u.r.).
3. Do 30 czerwca – zwołaj ZZW lub przeprowadź głosowanie w trybie pisemnym i podejmij wymagane uchwały.
4. W ciągu 15 dni od zatwierdzenia – złóż sprawozdanie wraz z uchwałami do KRS przez e-KRS.

Potrzebujesz pomocy z rozliczeniem spółki?

Obsługa sprawozdawczości spółki z o.o. wymaga precyzji i znajomości aktualnych przepisów. Jeśli chcesz mieć pewność, że dokumenty są kompletne, terminy dotrzymane, a uchwały prawidłowo sformułowane zapraszam do konsultacji w zakresie obsługi prawnej spółek.