Jak wypłacić dywidendę i nie wpaść w pułapkę podatkową?

Grzegorz prowadzi spółkę z o.o. działającą w branży IT. Rok 2024 zakończył się imponującym wynikiem – firma osiągnęła zysk przekraczający 1,2 mln zł. Wspólnicy bez wahania podjęli decyzję: wypłacamy dywidendę. Grzegorz miał już konkretne plany – część środków chciał zainwestować, a za resztę kupić nowy samochód. Szybko jednak okazało się, że wypłata dywidendy nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać. Pierwsze komplikacje pojawiły się niemal od razu. Czy dywidenda przysługuje nowemu wspólnikowi, który nabył udziały już po zakończeniu roku? Następnie księgowa wspomniała o podatku u źródła, ponieważ jeden ze wspólników mieszka na stałe w Dubaju. Na domiar złego, okazało się, że spółka nie może wypłacić zaliczki na dywidendę – jej umowa tego nie przewiduje. W ciągu kilku dni temat dywidendy zamienił się w prawno-podatkowy labirynt. Jeśli nie chcesz, by Twoja wypłata z zysku przerodziła się w podobne zamieszanie – ten artykuł jest dla Ciebie. Wyjaśniam w nim, jak prawidłowo i bezpiecznie przeprowadzić wypłatę dywidendy, unikając kosztownych błędów i ryzyk podatkowych.

Czym jest dywidenda i komu się należy?

Dywidenda to udział wspólnika w zysku spółki kapitałowej (sp. z o.o. lub S.A.). Jej wypłata jest możliwa tylko wtedy, gdy spółka wypracowała zysk i nie ma zaległości wobec urzędów ani istotnych strat z lat poprzednich.

Prawo do dywidendy przysługuje wspólnikom według stanu na dzień podjęcia uchwały o jej wypłacie, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. W praktyce oznacza to, że nawet nowy wspólnik – który nabył udziały niedawno – może uczestniczyć w zysku za cały poprzedni rok, jeśli uchwała nie przewiduje innego dnia dywidendy.

Więcej na temat spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przeczytasz w artykule.

Warunki wypłaty dywidendy – nie tylko zysk się liczy

Wypłata dywidendy wymaga spełnienia kilku warunków:

• Zatwierdzenia sprawozdania finansowego – zwykle do 30 czerwca,
• Uchwały o podziale zysku, podjętej przez zgromadzenie wspólników,
• Zachowania ostrożności finansowej – wypłata nie może zagrozić stabilności spółki,
• Braku zaległości wobec ZUS, urzędu skarbowego i kontrahentów.

Spółka może wypłacić dywidendę z zysku bieżącego, z zysków niepodzielonych z lat poprzednich, a nawet z kapitału zapasowego – ale tylko wtedy, gdy umowa spółki na to pozwala.

Dywidenda a zaliczka – kiedy i na jakich zasadach?

Niektóre spółki chcą przyspieszyć wypłatę zysku i decydują się na tzw. zaliczkę na poczet dywidendy. To możliwe, ale tylko jeśli:

• umowa spółki/statut to dopuszcza,
• spółka osiągnęła zysk w poprzednim roku,
• spółka ma środki na wypłatę.

Warto pamiętać, że zaliczka może się okazać nieuzasadniona – np. gdy zysk finalnie nie zostanie wykazany. Wtedy wspólnicy muszą ją zwrócić, co w praktyce bywa problematyczne (szczególnie gdy pieniądze już „rozeszły się” na inwestycje prywatne).

Jak obliczyć kwotę dywidendy?

Kwota dywidendy do podziału to:

Zysk netto – straty z lat ubiegłych – obowiązkowe odpisy na kapitał zapasowy – udziały własne = kwota do podziału między wspólników.

Udział każdego wspólnika w tej kwocie zależy od liczby posiadanych udziałów (chyba że umowa spółki przewiduje inne zasady podziału zysku).

Dywidenda a podatek – 19% to nie wszystko

Zasadą jest, że wypłata dywidendy wiąże się z podatkiem dochodowym w wysokości 19%. Obowiązek jego pobrania i odprowadzenia spoczywa na spółce wypłacającej.

• Dla osób fizycznych: spółka przekazuje PIT-8AR, a wspólnik nie wykazuje przychodu w PIT rocznym.
• Dla spółek: spółka wystawia CIT-6R, a odbiorca nie wykazuje przychodu w CIT-8.

Jeśli jednak wypłacasz dywidendę na rzecz zagranicznego wspólnika, konieczna jest analiza:

• rezydencji podatkowej (certyfikat rezydencji!),
• postanowień umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania,
• progów podatku u źródła (2 mln zł rocznie) – po ich przekroczeniu wchodzi w grę tzw. mechanizm pay & refund.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli zagraniczny wspólnik ma prawo do zwolnienia lub niższej stawki podatku – najpierw trzeba go pobrać w całości, a dopiero potem wspólnik może ubiegać się o zwrot od fiskusa.

Zwolnienie z podatku od dywidendy – kiedy przysługuje?

Zwolnienie z podatku od dywidendy może dotyczyć spółek, które tworzą holding (np. spółka-matka i spółka-córka). Warunki są jednak rygorystyczne:

• odbiorca posiada co najmniej 10% udziałów w spółce wypłacającej przez minimum 2 lata,
• odbiorca jest rezydentem UE lub EOG,
• prowadzi rzeczywistą działalność (tzw. „substance test”),
• nie korzysta z mechanizmów sztucznej optymalizacji.

W przypadku wątpliwości fiskus może zażądać dokumentów potwierdzających realność działalności – umowy, faktury, wynajem biura, zatrudnienie pracowników.

Estoński CIT a wypłata dywidendy – co się zmienia?

W estońskim CIT (ryczałcie od dochodów spółek) nie płacisz podatku od zysku na bieżąco, tylko dopiero przy jego dystrybucji – np. jako dywidenda.

Stawki podatku to:

• 10% dla małych spółek (przychody do 2 mln euro),
• 20% dla większych spółek.

Wspólnicy również płacą podatek – ale mogą odliczyć część podatku zapłaconego przez spółkę:

• osoby fizyczne: odliczają 90% (małe spółki) lub 70% (duże spółki) podatku spółki.

Przykład:

Spółka wypłaca 100 tys. zł dywidendy, podatek CIT estoński to 10 tys. zł. Wspólnik (osoba fizyczna) płaci 19% podatku od 100 tys. zł, czyli 19 tys. zł, ale może odliczyć 9 tys. zł (90% z 10 tys.). Efektywny podatek wynosi więc 10 tys. zł.

Ukryta dywidenda – nadal temat ryzykowny

Choć planowane przepisy o tzw. ukrytej dywidendzie zostały wycofane, organy podatkowe nadal analizują transakcje ze wspólnikami pod kątem pozorności.

Czym może być ukryta dywidenda?

• Zawyżone wynagrodzenie członka zarządu będącego wspólnikiem,
• Umowa najmu zawarta przez spółkę z jednym ze wspólników na nierynkowych warunkach,
• Opłaty licencyjne lub konsultingowe kierowane do spółek z grupy bez faktycznego świadczenia usług.

Fiskus może uznać takie wydatki za nieuzasadnione – i wyłączyć je z kosztów podatkowych, a nawet doszacować przychód z ukrytej dywidendy.

Podsumowanie – co warto wiedzieć przed wypłatą dywidendy?

Dywidenda to nie tylko pieniądze dla wspólników – to również obowiązki i odpowiedzialność po stronie spółki. Przed jej wypłatą warto:

• sprawdzić zapisy umowy spółki (czy dopuszcza zaliczki? jak ustala dzień dywidendy?),
  skonsultować się ze specjalistą z zakresu podatków, jeśli w grę wchodzą wypłaty dla zagranicznych wspólników lub holding,
• pamiętać o mechanizmie pay & refund przy większych kwotach,
• dobrze udokumentować uchwały, wypłatę i certyfikaty rezydencji,
  unikać pozornych kosztów mogących zostać uznanych za ukrytą dywidendę.

Chcesz mieć pewność, że wypłacisz dywidendę bez ryzyka podatkowego? Umów się na indywidualną konsultację – przeanalizujemy Twoją sytuację i pomożemy Ci przygotować dokumenty, ustalić terminy i zoptymalizować podatki.

Na koniec – co Grzegorz zrobił z dywidendą?

Pamiętacie Grzegorza z początku tego artykułu? Po serii konsultacji, aktualizacji umowy spółki i pozyskaniu certyfikatu rezydencji od wspólnika z Dubaju – udało się. Dywidenda została wypłacona legalnie i bez zbędnych podatkowych niespodzianek. A Grzegorz? Zamiast nowego samochodu, kupił mieszkanie na wynajem. Przez spółkę. Ale to już temat na inny artykuł…

Jeśli chcesz regularnie dostawać podobne historie, analizy przypadków i gotowe checklisty, które pomogą Ci prowadzić biznes bez pułapek zapisz się do mojego newslettera „Biznes bez pułapek”. Co tydzień – krótko, konkretnie i z humorem – o podatkach, spółkach i nieruchomościach.

Do zobaczenia po drugiej stronie skrzynki!