Umowa pożyczki ze wspólnikiem lub członkiem zarządu spółki z o.o. 

Pożyczka ze wspólnikiem albo członkiem zarządu to jeden z najczęstszych sposobów finansowania spółki z o.o. Bez formalności bankowych, bez wniosków, bez scoringów – strony po prostu dogadują się między sobą i przelewają środki.

To właśnie przy takich „wewnętrznych” pożyczkach najłatwiej jednak o błąd: brak uchwały wspólników, zła reprezentacja, źle policzony PCC, brak umowy na piśmie czy nieprzemyślane oprocentowanie

Czym jest umowa pożyczki?

Umowa pożyczki to umowa, w której dający – pożyczkodawca zobowiązuje się przenieść na własność określoną kwotę pieniędzy albo rzeczy oznaczonych tylko co do gatunku. Pożyczkobiorca zaś zobowiązuje się zwrócić tę samą ilość pieniędzy albo tę samą ilość rzeczy tego samego gatunku i tej samej jakości.

Umowa pożyczki w kodeksie cywilnym

Kodeks cywilny reguluje umowę pożyczki w art. 720 i następnych. Zostały jednak wprowadzone zmiany przez ustawę z 6 października 2022 r. o przeciwdziałaniu lichwie (art. 7201 – 7205 i art. 7241). Celem tych zmian jest ochrona osób fizycznych przed wysokimi kosztami pożyczek. Nowe przepisy określają maksymalne koszty odsetkowe i pozaodsetkowe, które pożyczkodawca może pobierać.

Pożyczkodawca może domagać się wynagrodzenia w postaci odsetek oraz kosztów związanych z zawarciem umowy, takich jak marże, prowizje czy opłaty za obsługę umowy. Koszty związane z opóźnieniami, np. opłaty za nieterminową spłatę, również mogą być doliczone. Jednak opłaty notarialne i podatki nie są uważane za koszty pozaodsetkowe.

Jeśli pożyczkobiorca spłaci pożyczkę przed terminem, nie może domagać się odsetek za okres między wcześniejszą spłatą a umówionym terminem.

Pożyczkodawca ma prawo odstąpić od umowy, jeśli ma wątpliwości co do zwrotu pożyczki przez pożyczkobiorcę.

Jakie umowy pożyczki w spółce z o.o. w ogóle występują?

Na start warto uporządkować kierunki finansowania. W praktyce najczęściej spotykamy cztery scenariusze:

1. Pożyczka wspólnika dla spółki z o.o.
   Wspólnik – osoba fizyczna lub inna spółka – pożycza pieniądze swojej spółce.
2. Pożyczka członka zarządu dla spółki z o.o.
   Członek zarządu (często jednocześnie wspólnik) zasila spółkę gotówką.
3. Pożyczka spółki z o.o. dla wspólnika
   Spółka finansuje potrzeby wspólnika – np. prywatny projekt, zakup udziałów.
4. Pożyczka spółki z o.o. dla członka zarządu
   Spółka udziela pożyczki osobie zarządzającej – np. jako element wynagrodzenia, benefit, finansowanie prywatne.

W każdej konfiguracji występują inne ryzyka:

• korporacyjne (art. 15 i 210 k.s.h., reprezentacja, konflikt interesów),
• podatkowe (CIT, PIT, PCC, nieodpłatne świadczenia),
• praktyczne (dokumentacja na potrzeby banku, inwestora, biegłego).

Dlatego warto od razu myśleć o pełnym zestawie dokumentów, a nie tylko o samej umowie pożyczki.

Pożyczka wspólnika dla spółki z o.o. – najpopularniejsza forma „dołożenia” kapitału

Dlaczego wspólnicy pożyczają pieniądze spółce?

Pożyczka wspólnika dla spółki z o.o. jest prostą alternatywą dla:

• podwyższenia kapitału zakładowego (szybciej, taniej, bez KRS),
• dopłat wspólników (mniej formalności i większa swoboda spłaty).

Dla wspólnika to z kolei sposób na „zainwestowanie” środków z możliwością otrzymywania odsetek.

Co powinna zawierać umowa pożyczki wspólnika ze spółką?

Dobra umowa pożyczki „wspólnik → spółka z o.o.” powinna przynajmniej regulować:

• strony umowy – kto jest pożyczkodawcą (wspólnik) i pożyczkobiorcą (spółka z o.o.),
• kwotę pożyczki i walutę,
• sposób wypłaty – przelew na rachunek spółki, możliwe transze,
• oprocentowanie – poziom rynkowy, stałe lub zmienne,
• termin i sposób spłaty – jednorazowo czy w ratach, z harmonogramem,
• możliwość wcześniejszej spłaty – z naliczeniem odsetek tylko do dnia spłaty,
• zabezpieczenia – np. weksel własny in blanco, hipoteka, zastaw, poręczenie,
• odsetki za opóźnienie i mechanizm wypowiedzenia umowy przez każdą ze stron.

Dobrą praktyką jest dołączenie do umowy weksla in blanco z deklaracją wekslową albo innego zabezpieczenia i jasne opisanie, kiedy spółka może z nich korzystać.

Czy potrzebna jest uchwała zgromadzenia wspólników?

Przy pożyczce udzielanej spółce z o.o. przez wspólnika często wymagana jest uchwała zgromadzenia wspólników – w szczególności, gdy wartość pożyczki przekracza dwukrotność kapitału zakładowego (art. 230 k.s.h.) lub gdy pożyczkodawcą jest wspólnik będący jednocześnie członkiem zarządu (art. 15 k.s.h.), a także wtedy, gdy tak stanowi umowa spółki.

Przy większych pożyczkach (np. kilkaset tysięcy złotych) bezpieczne i rozsądne jest podjęcie uchwały „o wyrażeniu zgody na zaciągnięcie pożyczki od wspólnika” – to porządkuje temat wobec banku, biegłego rewidenta czy przyszłego inwestora.

W praktyce do dokumentacji warto dodać: uchwałę zgromadzenia + krótki protokół.

Skutki podatkowe – CIT, PIT, PCC

1. CIT / PIT

• spółka (pożyczkobiorca) – sama kwota pożyczki jest neutralna podatkowo (przychód zwrotny); kosztem są dopiero odsetki zapłacone na rzecz wspólnika, o ile spełniają ogólne warunki uznania za koszty (m.in. ograniczenia w zakresie kosztów finansowania dłużnego),
• wspólnik (pożyczkodawca) – otrzymane odsetki stanowią przychód podatkowy (np. z kapitałów pieniężnych w PIT albo przychód w CIT, gdy pożyczkodawcą jest spółka).

2. PCC

• co do zasady pożyczka podlega PCC 0,5%,
• pożyczka wspólnika dla spółki kapitałowej korzysta jednak ze zwolnienia z PCC (art. 9 pkt 10 lit. i ustawy o PCC), o ile spełnione są określone warunki – w typowej sytuacji spółka nie płaci PCC od takiej pożyczki,
• w dokumentach warto mieć wyraźną notatkę / informację księgową, że skorzystano z konkretnego zwolnienia.

Pożyczka spółki dla wspólnika – inne ryzyka, inne pytania

Odwrócenie kierunku (spółka pożycza wspólnikowi) generuje zupełnie inne problemy.

Po co spółka pożycza wspólnikowi?

Najczęstsze motywacje:

• wspólnik potrzebuje środków na prywatną inwestycję,
• finansowanie zakupu udziałów,
• „zastępczy” sposób wypłaty środków ze spółki.

Ryzyka prawne i odpowiedzialność zarządu

Taka pożyczka nie jest zakazana, ale wymaga szczególnej ostrożności:

• jeżeli warunki są rażąco korzystne dla wspólnika (np. brak odsetek, odległe terminy spłaty, brak zabezpieczeń), łatwo o zarzut działania na szkodę spółki,
• członkowie zarządu odpowiadają wobec spółki za szkodę wyrządzoną naruszeniem obowiązku dołożenia należytej staranności (art. 293 k.s.h.),
• przy skrajnych przypadkach wchodzi w grę odpowiedzialność karna (art. 296 k.k.).

Dlatego umowa pożyczki spółki dla wspólnika powinna zawierać rynkowe oprocentowanie, racjonalny harmonogram spłat i sensowne zabezpieczenia.

Podatki

• dla wspólnika – pożyczka sama w sobie nie jest przychodem, ale nieoprocentowana albo „zaniżona” pożyczka może rodzić przychód z nieodpłatnych świadczeń,
• dla spółki – odsetki stanowią przychód podatkowy, który trzeba wykazać w CIT.

PCC – jeżeli spółka nie jest podatnikiem VAT w zakresie usług finansowych, umowa pożyczki na rzecz wspólnika może podlegać PCC 0,5% (podatnikiem jest pożyczkobiorca).

Pożyczka z członkiem zarządu – tu grają art. 15 i art. 210 k.s.h.

Przy pożyczkach z udziałem członka zarządu do zwykłych problemów dochodzi jeszcze „warstwa korporacyjna”.

Zgoda zgromadzenia wspólników – art. 15 k.s.h.

Art. 15 k.s.h. wymaga zgody zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia w S.A.) na zawarcie przez spółkę m.in. umowy pożyczki, kredytu, poręczenia albo podobnej z:

• członkiem zarządu,
• członkiem rady nadzorczej, komisji rewizyjnej,
• prokurentem, likwidatorem,
• lub na rzecz tych osób.

To oznacza, że pożyczka spółki dla członka zarządu co do zasady powinna być poprzedzona uchwałą zgromadzenia wspólników wyrażającą zgodę na zaciągnięcie takiego zobowiązania.

Brak zgody może prowadzić do nieważności czynności i poważnych zarzutów wobec zarządu.

Prawidłowa reprezentacja – art. 210 k.s.h.

Art. 210 § 1 k.s.h. określa, w jaki sposób spółka jest reprezentowana przy zawieraniu umowy z członkiem zarządu:

• spółkę reprezentuje rada nadzorcza, albo
• pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Jeżeli więc spółka zawiera umowę pożyczki z członkiem zarządu (obojętne czy spółka pożycza jemu, czy on spółce), nie może jej w imieniu spółki podpisywać ten sam członek zarządu „po swojej stronie”.

W praktyce potrzebne są więc:

• uchwała zgromadzenia wspólników o powołaniu pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu,
• protokół zgromadzenia z tą uchwałą,
• pełnomocnictwo dla konkretnej osoby (jeśli chcesz mieć je w osobnym dokumencie).

Pożyczka dla członka zarządu a podatki

Pożyczki dla członków zarządu fiskus traktuje ostrożnie:

• przy braku oprocentowania albo bardzo niskim oprocentowaniu pojawia się ryzyko przychodu z nieodpłatnych świadczeń po stronie członka zarządu,
• trzeba pilnować rynkowego poziomu odsetek i przynajmniej minimalnych zabezpieczeń,
• umowa pożyczki może podlegać PCC 2%, jeżeli pożyczkodawca nie działa jako podatnik VAT w zakresie udzielania pożyczek (podatnikiem jest pożyczkobiorca).

Jakie dokumenty warto mieć „w teczce” przy pożyczkach wewnątrz spółki?

Żeby pożyczka między wspólnikiem/spółką/członkiem zarządu była bezpieczna, dokumentacja powinna obejmować nie tylko samą umowę.

Pożyczka wspólnika dla spółki z o.o.

Przy klasycznej pożyczce „wspólnik → spółka z o.o.” warto zgromadzić:

• umowę pożyczki (z jasno opisanymi warunkami i oprocentowaniem),
• harmonogram spłat (jeżeli spłata jest ratalna),
• ewentualną uchwałę zgromadzenia wspólników – jeżeli wymaga tego umowa spółki albo pożyczka przekracza ustalony próg,
• dokument zabezpieczenia (weksel własny in blanco z deklaracją wekslową, hipoteka, zastaw, poręczenie),
• notatkę o PCC – wskazanie, że transakcja korzysta ze zwolnienia jako pożyczka wspólnika dla spółki kapitałowej.

Pożyczka spółki dla wspólnika lub członka zarządu

Tutaj zestaw dokumentów jest szerszy:

• umowa pożyczki spółka → wspólnik / członek zarządu,
• uchwała zgromadzenia wspólników (art. 15 k.s.h.) – gdy stroną jest członek zarządu,
• uchwała o powołaniu pełnomocnika + protokół zgromadzenia (art. 210 k.s.h.) – gdy spółka zawiera umowę z członkiem zarządu,
• pełnomocnictwo udzielone przez zgromadzenie wspólników (jeśli chcesz mieć je w odrębnym dokumencie),
• oświadczenie członka zarządu o braku przesłanek upadłościowych / restrukturyzacyjnych i o ujawnieniu transakcji wobec wspólników lub rady nadzorczej,
• zgoda małżonka (jeśli pożyczkobiorcą jest osoba fizyczna pozostająca w ustawowej wspólności majątkowej, a pożyczka ma być finansowana z majątku wspólnego),
• zabezpieczenia (weksel, hipoteka, zastaw rejestrowy),
• notatka dotycząca PCC i potencjalnego przychodu z nieodpłatnych świadczeń przy nierynkowym oprocentowaniu.

Najczęstsze błędy przy pożyczkach ze wspólnikami i członkami zarządu

Na co praktyka najczęściej „wpada”?

Brak pisemnej umowy

„Przecież to nasza spółka, dogadamy się”.

Do czasu sporu, rozwodu, sprzedaży udziałów albo problemów z płynnością. Bez umowy trudno ustalić:

• czy to była pożyczka, dopłata, wkład, darowizna,
• na jakich warunkach miała być spłacona,
• czy należą się odsetki.

Pożyczka z członkiem zarządu bez uchwały i pełnomocnika

Klasyka: członek zarządu podpisuje umowę pożyczki z samym sobą, bez uchwały zgromadzenia wspólników i bez pełnomocnika.

Efekt:

• naruszenie art. 15 i 210 k.s.h.,
• ryzyko nieważności umowy,
• ryzyko odpowiedzialności odszkodowawczej zarządu.

Pożyczka „za darmo” – bez odsetek

Z punktu widzenia podatków nieoprocentowana pożyczka udzielona wspólnikowi czy członkowi zarządu może zostać potraktowana jako nieodpłatne świadczenie i wygenerować przychód do opodatkowania.

Bezpieczniej:

• ustalić rynkowe albo przynajmniej racjonalne oprocentowanie,
• w dokumentacji pokazać, że warunki nie odbiegają drastycznie od rynkowych.

PCC „na zasadzie: jakoś to będzie”

• przy pożyczce wspólnika dla spółki – brak świadomości, że istnieje zwolnienie z PCC,
• przy pożyczkach spółki dla wspólnika/członka zarządu – całkowite pomijanie tematu PCC, podczas gdy może powstać obowiązek podatkowy po stronie pożyczkobiorcy.

Podsumowanie

Na koniec, zamiast po raz kolejny „kombinować” tekst umowy od zera, możesz po prostu sięgnąć po gotowe narzędzia.

Jeśli chcesz zawrzeć umowę pożyczki ze wspólnikiem albo członkiem zarządu i mieć pewność, że:

• masz prawidłowe zgody i uchwały,
• umowa jest napisana po ludzku, ale zgodnie z prawem,
• w teczce leżą wszystkie załączniki, protokoły, deklaracje wekslowe i instrukcje,
• wiesz, kto co podpisuje i w jakiej kolejności,

zapraszam do mojego sklepu po pakiet wzorów umów pożyczki w spółce z o.o.

Znajdziesz tam m.in.:

• weksel in blanco z deklaracją + krótkie instrukcje „krok po kroku”.
• umowy pożyczek: wspólnik → spółka lub wspólnik / członek zarządu → spółka
• uchwały i protokoły zgromadzenia wspólników,
• wzory pełnomocnictw i zgód.