Nierzetelne prowadzenie księgowości – odpowiedzialność karna za fałszywe sprawozdania finansowe

Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce wiąże się nie tylko z koniecznością pozyskiwania klientów i budowania strategii biznesowej, lecz także z realizacją licznych obowiązków formalnych. Do najważniejszych z nich należą obowiązki z zakresu rachunkowości: rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych, właściwe dokumentowanie operacji gospodarczych oraz sporządzanie sprawozdań finansowych.

Wprowadzenie

Na podstawie danych księgowych zarząd podejmuje decyzje dotyczące inwestycji i finansowania, banki i inwestorzy oceniają wiarygodność spółki, a organy podatkowe weryfikują prawidłowość rozliczeń. Jeżeli dane są nierzetelne, konsekwencje mogą być dotkliwe nie tylko dla przedsiębiorstwa, lecz także dla osób zarządzających i księgowych.

Prowadzeniu ksiąg, w tym ksiąg podatkowych oraz podobnych urządzeń ewidencyjnych (w szczególności zapisy kasy rejestrującej), do których prowadzenia zobowiązuje ustawa, podlega ścisłym wymogom formalnym określonym w aktach prawnych, takich jak Ordynacja Podatkowa i inne przepisy prawa. Księgi powinny być prowadzone rzetelnie, odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenia gospodarcze i stanem rzeczywistym, a w księdze ujmowane są zdarzenia zgodnie z przepisem prawa, na podstawie art. odpowiednich ustaw. Księgi podatkowe prowadzone rzetelnie mają kluczowe znaczenie dla wykazania obowiązku podatkowego w działalności gospodarczej.

W praktyce wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytania:

• Czy każda pomyłka w księgach lub deklaracji podatkowej oznacza ryzyko odpowiedzialności karnej?
• Gdzie kończy się zwykły błąd księgowy, a zaczyna czyn zabroniony?
• Kto konkretnie odpowiada za fałszywe sprawozdanie finansowe – zarząd, księgowy, biuro rachunkowe, a może wszyscy razem?

W tym artykule w sposób uporządkowany omawiam, czym jest nierzetelne prowadzenie księgowości, jakie przepisy przewidują odpowiedzialność za fałszywe sprawozdania finansowe oraz na co powinni zwrócić uwagę członkowie zarządu i księgowi, aby nie znaleźć się w roli oskarżonych.

Dołącz do grona subskrybentów newslettera, by być na bieżąco ze zmianami w prawie.

Czym jest nierzetelne prowadzenie księgowości?

Nierzetelne prowadzenie księgowości oznacza prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób, który nie odzwierciedla rzeczywistej sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Chodzi nie tylko o techniczne braki, lecz przede wszystkim o rozbieżność między zapisami w księgach a rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych.

Przykłady nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych obejmują w szczególności:

• Wprowadzanie do ksiąg zapisów dotyczących operacji gospodarczych, które nigdy nie miały miejsca. Jest to sytuacja, w której księgi prezentują fikcyjny obrót lub nieistniejące należności.
• Ujmowanie faktur dokumentujących transakcje z podmiotami, które w rzeczywistości nie uczestniczyły w obrocie gospodarczym. W praktyce dotyczy to zarówno tzw. pustych faktur, jak i faktur wystawianych na tzw. „słupy”.
• Zaniżanie przychodów lub zawyżanie kosztów w sposób systematyczny i ukierunkowany na zaniżenie zobowiązań podatkowych.
• Pomijanie w księgach istotnych operacji, np. zobowiązań wobec kontrahentów lub udzielonych pożyczek, które powinny zostać wykazane.
• Prowadzenie tylko części dokumentacji, która ma „dobrze wyglądać” przed bankiem, inwestorem lub wspólnikiem, przy jednoczesnym ukrywaniu rzeczywistej skali zadłużenia.

Nierzetelna jest zatem każda księga, która nie odzwierciedla stanu faktycznego, bez względu na to, czy jest prowadzona samodzielnie przez przedsiębiorcę, czy przez profesjonalne biuro rachunkowe.

Błąd księgowy a przestępstwo – gdzie przebiega granica?

Nie każde uchybienie w księgach rachunkowych jest przestępstwem lub wykroczeniem. W praktyce trzeba rozróżnić:

• błędy nieumyślne, będące konsekwencją przeoczenia, nieporozumienia lub błędu technicznego,
• działania umyślne, które polegają na świadomym zniekształcaniu danych w księgach lub sprawozdaniach.

Błędem nieumyślnym będzie na przykład:

• pomyłka w zaksięgowaniu kwoty na niewłaściwe konto, jeżeli zostanie ona zauważona i skorygowana,
• nieuwzględnienie pojedynczego dokumentu, gdy księgowość jest prowadzona przy dużej liczbie transakcji, a uchybienie zostanie naprawione po jego wykryciu,
• błędne zastosowanie przepisu, jeżeli przedsiębiorca nie działa w celu uzyskania nienależnej korzyści, a jedynie mylnie interpretuje skomplikowane regulacje.

Za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe uznane będą natomiast sytuacje, w których:

• osoba odpowiedzialna za księgi ma świadomość nieprawidłowości,
• celowo tworzy nierzetelną dokumentację,
• godzi się na to, że księgi i sprawozdania finansowe wprowadzają w błąd organy, wierzycieli lub inwestorów.

Granica pomiędzy błędem a przestępstwem przebiega więc przede wszystkim na poziomie zamiaru i świadomości osoby odpowiedzialnej za księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe.

Podstawy prawne odpowiedzialności za nierzetelną księgowość

Odpowiedzialność za nierzetelne prowadzenie księgowości i fałszywe sprawozdania finansowe opiera się na kilku aktach prawnych. Najważniejsze z nich to:

1. Ustawa o rachunkowości – przewiduje odpowiedzialność za dopuszczenie do nieprowadzenia ksiąg, prowadzenia ich wbrew przepisom lub z nierzetelnymi danymi, a także za sporządzenie sprawozdania finansowego niezgodnie z przepisami lub z nierzetelnymi danymi.
2. Kodeks karny – zawiera ogólne przepisy dotyczące przestępstw związanych z dokumentacją działalności gospodarczej, w tym przestępstwa polegające na niszczeniu, ukrywaniu, przerabianiu lub podrabianiu dokumentów.
3. Kodeks karny skarbowy – reguluje odpowiedzialność za czyny skierowane przeciwko obowiązkom podatkowym, w tym za zaniżanie przychodów, uchylanie się od opodatkowania oraz nierzetelne deklaracje.

W praktyce te trzy reżimy odpowiedzialności mogą się przenikać. Ten sam stan faktyczny może skutkować równoległą odpowiedzialnością na gruncie ustawy o rachunkowości, kodeksu karnego i kodeksu karnego skarbowego, a dodatkowo – odpowiedzialnością cywilną wobec spółki i wierzycieli.

Nierzetelne sprawozdanie finansowe – najczęstsze nieprawidłowości

Sprawozdanie finansowe to uporządkowany zestaw informacji o sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, sporządzany na określony dzień bilansowy. Odbiorcami sprawozdania są zazwyczaj osoby spoza organizacji – wspólnicy, inwestorzy, banki, kontrahenci oraz organy publiczne. Z tego względu ustawodawca oczekuje, że sprawozdanie będzie sporządzone rzetelnie i jasno, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

Sprawozdanie finansowe można uznać za nierzetelne, jeżeli:

• zostało sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych, które już na etapie ewidencji zawierały nierzetelne dane,
• doszło do celowego zniekształcenia danych na etapie przenoszenia ich z ksiąg do sprawozdania, np. poprzez pominięcie części zobowiązań, zaniżenie wartości odpisów aktualizujących lub zmianę klasyfikacji pozycji, aby poprawić wynik finansowy,
• jednostka świadomie manipuluje prezentacją danych w celu przedstawienia lepszego lub gorszego obrazu jej sytuacji finansowej, niż wynikałby ze stanu faktycznego.

Więcej przeczytasz na temat tutaj: Niezłożenie sprawozdania finansowego – odpowiedzialność członków zarządu i konsekwencje dla spółki

Przykładowe działania wiążące się z nierzetelnym sprawozdaniem finansowym to:

• Świadome zawyżanie przychodów w celu wykazania wyższego zysku przed rozmowami z bankiem lub inwestorem.
• Zaniżanie kosztów poprzez rezygnację z ujęcia rezerw lub odpisów aktualizujących, mimo że istnieją przesłanki do ich utworzenia.
• Ukrywanie części zobowiązań, aby poprawić wskaźniki zadłużenia i płynności.
• Prezentowanie w sprawozdaniu finansowym majątku, którego przedsiębiorstwo w rzeczywistości już nie posiada lub który jest obciążony prawami osób trzecich w większym zakresie, niż wykazano.

Takie sprawozdanie wprowadza w błąd nie tylko organy podatkowe, lecz także kontrahentów i wspólników, którzy podejmują decyzje na podstawie nierzetelnych informacji.

Kto odpowiada za nierzetelne księgi i fałszywe sprawozdania finansowe?

Z punktu widzenia ustawy o rachunkowości kluczowe jest pojęcie kierownika jednostki. Kierownikiem jednostki jest osoba lub organ, który odpowiada za całość funkcjonowania podmiotu, w tym za prawidłowe wypełnianie obowiązków z zakresu rachunkowości.

W szczególności za nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzenie fałszywego sprawozdania finansowego odpowiadają:

• członkowie zarządu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych i prostych spółek akcyjnych,
• wspólnicy prowadzący sprawy spółek jawnych i partnerskich,
• komplementariusze w spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych,
• likwidatorzy, syndycy i zarządcy w postępowaniach upadłościowych oraz restrukturyzacyjnych.

W praktyce istotną rolę odgrywają również księgowi i biura rachunkowe. Osoba, która faktycznie prowadzi księgi rachunkowe, sporządza deklaracje podatkowe lub przygotowuje sprawozdania finansowe, może ponosić odpowiedzialność na podstawie kodeksu karnego skarbowego albo przepisów o przestępstwach gospodarczych, jeżeli świadomie uczestniczy w fałszowaniu danych.

Warto jednak podkreślić, że zlecenie prowadzenia księgowości podmiotowi zewnętrznemu nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności wynikającej z ustawy o rachunkowości. Zarząd nie może skutecznie zasłaniać się argumentem, że „księgowość prowadziło biuro rachunkowe” i w ten sposób uniknąć konsekwencji dopuszczenia do nierzetelnych ksiąg.

Dokumentacja finansowa – znaczenie i wymogi

Dokumentacja finansowa stanowi fundament każdej działalności gospodarczej, niezależnie od jej wielkości czy branży. To właśnie na podstawie prawidłowo prowadzonej dokumentacji finansowej możliwe jest rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych, a także kontrola przychodów i rozchodów firmy. Dokumentacja ta obejmuje wszelkie dowody księgowe, takie jak faktury, rachunki, wyciągi bankowe, umowy czy potwierdzenia operacji kasowych, które odzwierciedlają rzeczywiste zdarzenia gospodarcze.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami prawa wymaga, aby każda operacja finansowa była odpowiednio udokumentowana i ujęta w księgach. Nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych, polegające na braku wymaganych dokumentów, fałszowaniu zapisów lub pomijaniu istotnych transakcji, może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. W skrajnych przypadkach, gdy nierzetelne prowadzenie ksiąg skutkuje powstaniem znacznych zaległości podatkowych lub wprowadzeniem w błąd organów podatkowych, osobie odpowiedzialnej grozi nie tylko kara grzywny, ale nawet kara pozbawienia wolności.

Warto pamiętać, że dokumentacja finansowa to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa, ale także narzędzie, które pozwala przedsiębiorcy na bieżąco monitorować kondycję finansową firmy, podejmować trafne decyzje biznesowe i skutecznie zarządzać ryzykiem. Rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kompletnej dokumentacji finansowej to podstawa bezpiecznego i stabilnego rozwoju każdej działalności gospodarczej.

Rola biura rachunkowego w zapewnieniu rzetelności ksiąg

Współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym to jeden z najskuteczniejszych sposobów na zapewnienie, że księgi rachunkowe firmy będą prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Biura rachunkowe, dzięki swojemu doświadczeniu i znajomości aktualnych regulacji, dbają o to, by każda operacja gospodarcza została prawidłowo udokumentowana i ujęta w księgach rachunkowych. To właśnie one czuwają nad tym, by prowadzenie ksiąg rachunkowych odbywało się w sposób rzetelny, przejrzysty i zgodny z wymogami ustawy o rachunkowości oraz kodeksu karnego skarbowego.

Nierzetelne prowadzenie ksiąg przez osoby nieposiadające odpowiedniej wiedzy lub doświadczenia może narazić przedsiębiorcę na poważne konsekwencje, w tym odpowiedzialność karną. Biuro rachunkowe nie tylko minimalizuje ryzyko popełnienia błędów, ale także wspiera przedsiębiorcę w interpretacji przepisów prawa, przygotowywaniu sprawozdań finansowych i rozliczeń podatkowych. Dzięki temu właściciel firmy może skupić się na rozwoju działalności, mając pewność, że prowadzenie ksiąg rachunkowych jest realizowane na najwyższym poziomie.

Warto jednak pamiętać, że nawet najlepsze biuro rachunkowe nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za rzetelność ksiąg. Dlatego tak ważne jest, aby wybierać partnerów o ugruntowanej pozycji i bogatym doświadczeniu, którzy nie tylko prowadzą księgi zgodnie z przepisami prawa, ale także na bieżąco informują o wszelkich zmianach i potencjalnych zagrożeniach związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Tylko wtedy można mieć pewność, że ryzyko odpowiedzialności karnej za nierzetelne prowadzenie ksiąg zostanie ograniczone do minimum.

Jak zachować się po wykryciu błędów w księgowości?

W każdej, nawet bardzo dobrze zorganizowanej firmie, mogą pojawić się błędy w księgowości. Kluczowe jest to, w jaki sposób przedsiębiorca i zarząd zareagują na wykryte nieprawidłowości.

Po wykryciu błędów warto:

• Dokładnie ustalić przyczynę powstania nieprawidłowości oraz zakres błędów, w tym okres, którego dotyczą, i ich wpływ na wynik finansowy oraz rozliczenia podatkowe.
• Wprowadzić odpowiednie korekty w księgach rachunkowych i zadbać o ich prawidłowe udokumentowanie, aby w razie kontroli możliwe było odtworzenie podejmowanych działań.
• Złożyć korekty deklaracji podatkowych i uregulować ewentualne zaległości wraz z odsetkami za zwłokę.
• Rozważyć złożenie czynnego żalu do właściwego organu podatkowego, jeżeli istnieje ryzyko, że nieprawidłowości mogą być oceniane w kategoriach wykroczenia lub przestępstwa skarbowego.
• Zweryfikować dotychczasowe procedury i wprowadzić rozwiązania, które ograniczą ryzyko powtórzenia podobnych błędów w przyszłości, na przykład w postaci dodatkowego etapu weryfikacji kluczowych zapisów lub okresowych przeglądów ksiąg.

Szybka i transparentna reakcja na błąd może mieć istotne znaczenie przy ocenie zachowania przedsiębiorcy przez organy podatkowe i organy ścigania.

Jakie sankcje grożą za nierzetelne prowadzenie ksiąg i sprawozdań?

Zakres sankcji przewidzianych za nierzetelne prowadzenie księgowości jest szeroki. W zależności od konkretnego czynu i zastosowanej podstawy prawnej, osoba odpowiedzialna może ponieść:

• karę grzywny, której wysokość jest ustalana w oparciu o przepisy prawa karnego lub prawa karnego skarbowego,
• karę ograniczenia wolności, polegającą na nałożeniu określonych obowiązków, rodzaju dozorowanej aktywności lub zakazów,
• karę pozbawienia wolności, często do 2 lat przy przestępstwach z ustawy o rachunkowości, a przy poważniejszych przestępstwach gospodarczych nawet do 5 lat,
• obie kary łącznie, to jest grzywnę i karę pozbawienia wolności.

Dodatkowo sąd może orzec zakazy pełnienia określonych funkcji, na przykład zakaz zasiadania w zarządach spółek, jeżeli uzna, że jest to uzasadnione ochroną obrotu gospodarczego.

Poza odpowiedzialnością karną pojawia się również odpowiedzialność cywilna. Członkowie zarządu mogą ponosić odpowiedzialność wobec spółki i wspólników za wyrządzoną szkodę, która jest konsekwencją sporządzania nierzetelnych sprawozdań lub prowadzenia nierzetelnych ksiąg rachunkowych.

Skontaktuj się przez formularz kontaktowy:

Jak ograniczyć ryzyko odpowiedzialności karnej w firmie?

Ryzyko odpowiedzialności karnej za nierzetelne prowadzenie księgowości można istotnie zmniejszyć poprzez wprowadzenie kilku praktycznych rozwiązań organizacyjnych. W szczególności warto:

• Zapewnić przejrzysty podział kompetencji pomiędzy członków zarządu oraz pomiędzy zarząd a dział finansowy lub biuro rachunkowe, tak aby było jasne, kto za co odpowiada.
• Zadbać o aktualną i dostosowaną do specyfiki jednostki politykę rachunkowości, opisującą zasady ujmowania i wyceny poszczególnych kategorii bilansowych oraz prezentacji danych w sprawozdaniu finansowym.
• Wprowadzić mechanizmy kontrolne, takie jak okresowe przeglądy ksiąg rachunkowych, kontrolę wewnętrzną lub audyt wewnętrzny, a w większych jednostkach – współpracę z biegłym rewidentem w szerszym zakresie niż wymaga minimum ustawowe.
• Organizować szkolenia dla zarządu i pracowników odpowiedzialnych za finanse, aby osoby te znały bieżące zmiany w przepisach i rozumiały konsekwencje ich naruszenia.
• Wprowadzić jasną procedurę postępowania na wypadek wykrycia błędów, obejmującą analizę, korekty, decyzję o ewentualnym czynnym żalu oraz komunikację z doradcą prawnym lub podatkowym.

Takie działania nie tylko zmniejszają ryzyko odpowiedzialności karnej, lecz także poprawiają wiarygodność jednostki w oczach kontrahentów, inwestorów i instytucji finansowych.

Podsumowanie

Nierzetelne prowadzenie księgowości oraz sporządzanie fałszywych sprawozdań finansowych stanowią poważne naruszenia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Odpowiedzialność za takie działania nie ogranicza się do sfery technicznej, lecz ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

Przedsiębiorcy, członkowie zarządu i księgowi powinni mieć świadomość, że:

• nie każdy błąd jest przestępstwem, ale każdy poważny błąd wymaga reakcji,
• zaniechanie korekty i utrzymywanie nierzetelnych ksiąg znacząco zwiększa ryzyko odpowiedzialności karnej,
• odpowiedzialność za księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe spoczywa w pierwszej kolejności na kierowniku jednostki, nawet jeśli księgowość została powierzona podmiotowi zewnętrznemu.

Dobrze zaprojektowane procedury, rzetelna współpraca z księgowymi i doradcami oraz szybka reakcja na wykryte błędy są najlepszym sposobem, aby ograniczyć ryzyko poniesienia odpowiedzialności karnej i jednocześnie zapewnić firmie stabilne funkcjonowanie.