Kontrola celno-skarbowa – co sprawdza urząd i jak wygląda cały proces? Kompletny przewodnik

Kontrola celno-skarbową nie jest sytuacją, na którą przedsiębiorca czeka z niecierpliwością, ale jest to element systemu nadzoru nad prawidłowością rozliczeń podatkowych, celnych oraz finansowych. Dobra wiadomość jest taka, że im lepiej rozumiesz procedurę, tym mniejsze ryzyko nieporozumień oraz zbędnego stresu. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik, który wyjaśnia, co sprawdza Służba Celno-Skarbowa, jak przebiega kontrola oraz jakie masz prawa i obowiązki jako kontrolowany.

Czym jest kontrola celno-skarbowa?

Kontrola celno-skarbową jest prowadzona przez naczelnika urzędu celno-skarbowego w ramach Krajowej Administracji Skarbowej. To szeroka procedura, obejmująca zarówno rozliczenia podatkowe, jak i kwestie celne, akcyzowe, dewizowe, hazardowe oraz działania związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy. Kontrola celno-skarbowa podlega przepisom rozporządzenia i może dotyczyć obszaru celnego Unii Europejskiej. Obejmuje również przestrzeganie przepisów związanych z prawem podatkowym, celnym, dewizowym, hazardowym oraz przeciwdziałaniem praniu pieniędzy, a także należności celnych. Kontrola przestrzegania należy do obowiązków organu, a czynności podlegające kontroli obejmują m.in. kontrolę przesyłek pocztowych, przeprowadzanie rewizji towarów, sprawdzanie zbiornika środka przewozowego oraz działania w zakresie paliw ciekłych. Kontrola może dotyczyć również zakresu ochrony zdrowia zwierząt, właściwości inspekcji weterynaryjnej oraz stosowania receptur zarejestrowanych we właściwej agencji płatniczej. W ramach potrzeb kontroli czynności mogą być wykonywane w różnych miejscach związanych z kontrolowaną działalnością, w tym w urzędach obsługujących organy kas, takich jak urząd celno-skarbowy, a także w innych miejscach powiązanych z działalnością kontrolowanego.

Jednostki organizacyjne KAS mają szerokie uprawnienia, a organ podatkowy może korzystać z użyciem urządzeń technicznych, uwzględniając możliwości techniczne KAS. Kontroli celno-skarbowej podlega także prowadzenie gier hazardowych, posiadanie automatów do gier, warunki wykonywania działalności kantorowej, produkcja towarów wywożonych oraz wywóz towarów, w tym w przypadku wywozu produktów rolnych. Kontrola może obejmować również uruchamianie środków pochodzących z różnych źródeł. W trakcie kontroli mogą być sprawdzane wszelkiego rodzaju dokumenty związane z działalnością gospodarczą, w tym księgi podatkowe oraz informacje o stanie majątkowym składanych oświadczeń.

Celem organu jest zweryfikowanie zgodności działalności z przepisami oraz przeciwdziałanie nadużyciom podatkowym (w szczególności w podatku VAT, w tym tzw. karuzelom podatkowym). Kontrola rozpoczyna się w dniu doręczenia upoważnienia, a kończy się w dniu doręczenia wyniku kontroli (zakończenia kontroli), co wiąże się z możliwością złożenia korekty deklaracji lub skorygowania deklaracji podatkowej. Po zakończeniu kontroli, w przypadku nieprawidłowości, sprawa może przejść w postępowanie podatkowe. Za przeprowadzenie kontroli odpowiadają naczelnicy urzędów celno-skarbowych, a nadzór sprawuje dyrektor izby administracji skarbowej.

Podstawa prawna – Ordynacja Podatkowa, ustawa o Krajowej Administracji Skarbowej i przepisy szczególne

Kontroli celno skarbowej podlega działalność przedsiębiorcy w szerokim zakresie, a w praktyce organy podatkowe wykonują kontrolę na podstawie przepisów ordynacji podatkowej, ustawy o KAS oraz licznych przepisów rozporządzenia dotyczących obszaru celnego Unii Europejskiej i regulacji branżowych (np. właściwej agencji płatniczej w odniesieniu do produktów rolnych).

Ordynacja podatkowa określa uprawnienia organów podatkowych w zakresie prowadzenia kontroli podatkowej oraz postępowania podatkowego, ale w przypadku kontroli celno skarbowej zastosowanie mają przepisy szczególne — w wielu obszarach bardziej restrykcyjne niż przy klasycznej kontroli podatkowej.

Co sprawdza urząd i jak wygląda cały proces?

Naczelnik urzędu celno skarbowego może żądać wydania ksiąg podatkowych, przeprowadzania rewizji towarów, sprawdzenia należności celnych, dostępu do wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z działalnością, a także wnioskować o sporządzenie tłumaczeń dokumentów, jeśli wymaga tego przedmiot kontroli. Nadzór nad prawidłowością działania organów sprawuje dyrektor izby administracji skarbowej.W ramach kontroli celno-skarbowej organy podatkowe mają szerokie uprawnienia do weryfikacji przestrzegania przepisów prawa podatkowego, w tym podatku VAT, akcyzy, podatku dochodowego, a także przepisów celnych i dewizowych. Kontrola celno-skarbowa może obejmować nie tylko dokumentację finansową, ale również przechowywanie ksiąg podatkowych, ewidencje, wszelkiego rodzaju dokumenty związane z przedmiotem kontroli, a nawet rewizję towarów, środków przewozowych czy przeszukanie lokali mieszkalnych, jeśli jest to uzasadnione zakresem kontroli.

Czynności kontrolne mogą być prowadzone w siedzibie kontrolowanego, w miejscu prowadzenia działalności, w miejscu przechowywania ksiąg podatkowych, a także w każdym innym miejscu związanym z działalnością gospodarczą. Funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej mają prawo do zatrzymywania pojazdów, przeprowadzania kontroli ruchu drogowego, żądania udostępnienia akt, ewidencji oraz dokumentów, nawet tych objętych tajemnicą handlową.

Czym jest kontrola celno-skarbowa i dlaczego jest tak szeroka?

Zakres kontroli celno-skarbowej nie ogranicza się wyłącznie do podatków i ceł. W ramach przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej organy mogą również sprawdzać przestrzeganie przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy, finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów pochodzenia zwierzęcego, ochrony zdrowia zwierząt, jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych czy ochrony roślin – zgodnie z właściwością inspekcji weterynaryjnej, państwowej inspekcji ochrony roślin i innych wyspecjalizowanych organów.

Wszczęcie kontroli celno-skarbowej następuje z urzędu, na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, które jest doręczane przedsiębiorcy. Od tego momentu kontrola powinna być przeprowadzona sprawnie i zakończona bez zbędnej zwłoki, najczęściej w terminie do 3 miesięcy od dnia wszczęcia. Po zakończeniu kontroli przedsiębiorca otrzymuje wynik kontroli, w którym szczegółowo opisane są ustalenia organu oraz ewentualne nieprawidłowości.

Warto pamiętać, że kontrola celno-skarbowa podlega również przepisom szczególnym, takim jak rozporządzenia unijne czy ustawy dotyczące bezpieczeństwa narodowego i wsparcia Ukrainy. Dzięki temu krajowa administracja skarbowa skutecznie chroni interesy państwa, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i przestrzeganie przepisów prawa podatkowego.

Skontaktuj się z nami poprzez formularz kontaktowy, wspólnie przeanalizujemy Twoją sytuację.

Kontrola celno-skarbowa a kontrola podatkowa – najważniejsze różnice

Dla przedsiębiorców różnica między kontrolą celno-skarbową a klasyczną kontrolą podatkową jest absolutnie fundamentalna, ponieważ choć obie procedury mają na celu weryfikację prawidłowości rozliczeń i zgodności działania przedsiębiorcy z przepisami, to jednak ich przebieg, zakres, intensywność oraz uprawnienia organu różnią się w sposób istotny. Nazwy obu instytucji brzmią podobnie, co może sugerować, że różnice są jedynie techniczne, ale w rzeczywistości kontrola celno-skarbowa opiera się na zupełnie innym modelu działania i daje organom znacznie dalej idące kompetencje niż kontrola podatkowa prowadzona na podstawie ordynacji podatkowej.

Więcej na temat kontroli podatkowej przeczytasz tutaj: Kontrola podatkowa – czym jest, jak przebiega i co warto wiedzieć, zanim urząd zapuka do drzwi?

Moment rozpoczęcia i zakończenia kontroli

W kontroli celno-skarbowej kluczowe znaczenie ma to, że dzień doręczenia upoważnienia jest jednocześnie momentem formalnego rozpoczęcia kontroli, a więc nie ma tu żadnego etapu „uprzedzającego”, który pozwalałby przedsiębiorcy przygotować się do wizyty organu. Z kolei dzień doręczenia wyniku kontroli stanowi jej zakończenie — po tym momencie organ nie prowadzi już czynności w ramach kontroli, lecz może wszcząć kolejne postępowania, jeśli stwierdzi nieprawidłowości.

Korekta deklaracji a konsekwencje jej braku

Zarówno po doręczeniu upoważnienia, jak i po doręczeniu wyniku kontroli, podatnik ma 14 dni na złożenie korekty deklaracji lub skorygowania deklaracji podatkowej. Jeśli korekta nie zostanie złożona, kontrola celno-skarbowa automatycznie przechodzi w postępowanie podatkowe, które ma charakter bardziej formalny i kończy się decyzją organu określającą wysokość zobowiązania podatkowego.

Charakter i zakres klasycznej kontroli podatkowej

Dla porównania klasyczna kontrola podatkowa funkcjonuje zupełnie inaczej: dotyczy konkretnego podatku lub określonego okresu i zawsze jest poprzedzona zawiadomieniem o zamiarze wszczęcia kontroli, co pozwala przedsiębiorcy uporządkować dokumenty i przygotować się merytorycznie. Nad czasem trwania kontroli czuwa ustawa – Prawo przedsiębiorców, która określa limity czasowe i ogranicza możliwość nadmiernego obciążania firmy. Kontrola podatkowa kończy się sporządzeniem protokołu, do którego przedsiębiorca może zgłosić zastrzeżenia oraz przedstawić swoje dowody lub argumenty.

Zakres i dynamika kontroli celno-skarbowej

Kontrola celno-skarbowa, w przeciwieństwie do podatkowej, może objąć niemal każdy aspekt działalności przedsiębiorcy, a jej zakres może poszerzać się wraz z odkrywaniem kolejnych nieprawidłowości. Rozpoczyna się bez wcześniejszego zawiadomienia, limity czasu z Prawa przedsiębiorców nie obowiązują, a jej zakończeniem jest wynik kontroli, którego podatnik nie może formalnie kwestionować poprzez zastrzeżenia. Organ może analizować dane z wielu źródeł — podatkowych, celnych, bankowych, operacyjnych — działając szybciej, szerzej i w sposób bardziej wnikliwy niż przy klasycznej kontroli.

Co oznacza to dla przedsiębiorcy?

W praktyce oznacza to, że kontrola celno-skarbowa jest procedurą bardziej intensywną, szybszą i mniej przewidywalną, a przedsiębiorca musi działać sprawnie, precyzyjnie i odpowiedzialnie, ponieważ każde opóźnienie lub niedopatrzenie może przełożyć się na negatywne konsekwencje podczas postępowania podatkowego. Właśnie dlatego odpowiednie przygotowanie firmy, porządek w dokumentacji, wdrożenie procedur wewnętrznych oraz zapewnienie profesjonalnego wsparcia prawnego od pierwszego dnia kontroli są kluczowe dla ograniczenia ryzyka i ochrony interesów przedsiębiorcy.

Co sprawdza Służba Celno-Skarbowa w firmie? Zakres kontroli

Zakres kontroli jest bardzo szeroki, ponieważ Służba Celno-Skarbowa wykonuje zadania na styku podatków, ceł, bezpieczeństwa obrotu towarowego i przeciwdziałania nadużyciom finansowym, co w praktyce oznacza, że w jednej kontroli może równocześnie weryfikować rozliczenia podatkowe, dokumentację celną, obrót towarowy z zagranicą, a także zgodność z przepisami dotyczącymi obrotu dewizowego, akcyzy czy przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Rozliczenia podatkowe (VAT, CIT, PIT)

Najczęściej kontrolowane obszary to przede wszystkim prawidłowość rozliczenia podatku VAT, czyli zgodność deklaracji z faktycznym przebiegiem transakcji i dokumentów, realność transakcji i dokumentów – w szczególności przy transakcjach łańcuchowych i międzynarodowych – a także odliczenia i zwroty VAT, gdzie organ sprawdza, czy podatnik miał rzeczywiste prawo do odliczenia podatku naliczonego. W ramach tego samego postępowania bardzo często analizowana jest również weryfikacja należytej staranności przy weryfikacji kontrahentów, co oznacza badanie, czy podatnik, dobierając partnerów biznesowych, wdrożył procedury minimalizujące ryzyko udziału w oszustwach, w tym w karuzelach VAT. Kontrola obejmuje także transakcje wewnątrzwspólnotowe i eksport, gdzie sprawdzane jest m. in. faktyczne przemieszczenie towaru, posiadanie dokumentów przewozowych oraz zgodność wykazanych stawek VAT z przepisami, a także rozliczenia CIT/PIT, w tym koszty, amortyzacja i ceny transferowe, czyli to, czy wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów są należycie udokumentowane, ekonomicznie uzasadnione oraz powiązane z przychodem, a także czy rozliczenia pomiędzy podmiotami powiązanymi odpowiadają warunkom rynkowym. W praktyce organ bada nie tylko dokumenty, ale również ekonomiczne uzasadnienie transakcji i powiązania między podmiotami, oceniając, czy dana operacja miała realny sens gospodarczy, czy służyła wyłącznie optymalizacji podatkowej.

Więcej możesz przeczytać tu: Karuzela VAT (podatkowa) – co to jest, jak działa i co może Ci grozić, jeśli w nią wpadniesz?

Obrót towarowy z zagranicą i prawo celne

Kontrola może obejmować bardzo szczegółowe zagadnienia związane z obrotem towarowym z zagranicą, w tym klasyfikację towarów według kodów taryfowych, która ma bezpośredni wpływ na wysokość należności celnych i podatkowych, wartość celną i jej prawidłowe ustalenie, czyli ocenę, czy zadeklarowana wartość odpowiada rzeczywistej cenie transakcyjnej, pochodzenie towarów, które determinuje stosowanie preferencji celnych czy ograniczeń importowych, a także zgodność zgłoszeń celnych z faktycznym przebiegiem transakcji i dokumentami towarzyszącymi. Jednocześnie weryfikowane jest przestrzeganie zakazów i ograniczeń w imporcie i eksporcie, a także przestrzeganie prawa celnego oraz prawidłowe rozliczanie należności celnych, co oznacza, że organ sprawdza, czy przedsiębiorca prawidłowo nalicza i opłaca cła, podatki graniczne oraz inne opłaty związane z obrotem międzynarodowym. Kontrola dotyczy także wywozu towarów, w tym produkcji towarów wywożonych oraz w przypadku wywozu produktów rolnych, gdzie szczególnie istotne jest prawidłowe dokumentowanie i kontrolowanie tych procesów, ponieważ nieprawidłowości mogą skutkować nie tylko obowiązkiem dopłaty należności, ale również koniecznością zwrotu otrzymanych dopłat lub wsparcia z właściwej agencji płatniczej. Czynności kontrolne mogą być prowadzone na obszarze celnym Unii Europejskiej, co oznacza, że organy weryfikują również zgodność działań przedsiębiorcy z przepisami unijnymi dotyczącymi obrotu towarowego, a w branżach takich jak elektronika, odzież, suplementy czy części motoryzacyjne kontrole są częstsze ze względu na podwyższone ryzyko nadużyć oraz częste zmiany przepisów i stawek.

Akcyza i obrót wyrobami akcyzowymi

Służba Celno-Skarbowa bada w szczególności legalność obrotu paliwami, alkoholem, wyrobami tytoniowymi, w tym przestrzeganie przepisów w zakresie paliw ciekłych, czyli sprawdza, czy paliwo jest nabywane, magazynowane i sprzedawane w zgodzie z przepisami, odpowiednio oznaczone i ujęte w ewidencjach podatkowych. Kontrola obejmuje także stosowanie oznaczeń akcyzowych, a więc weryfikację, czy wyroby akcyzowe są prawidłowo oznakowane znakami akcyzy, banderolami albo innymi wymaganymi oznaczeniami, oraz ewidencję i dokumentację związaną z obrotem towarami akcyzowymi, gdzie organ sprawdza, czy przedsiębiorca prowadzi wymaganą dokumentację w sposób rzetelny, kompletny i spójny z faktycznym obrotem. Podczas kontroli sprawdzany jest także zbiornik środka przewozowego pod kątem legalności przewożonego paliwa, co oznacza, że funkcjonariusze mogą pobierać próbki, porównywać je z dokumentami przewozowymi i weryfikować, czy paliwo nie pochodzi z nielegalnego źródła.

Gry hazardowe i automaty

Kontrola obejmuje również obszar gier losowych, gdzie weryfikowana jest legalność urządzania i prowadzenia gier hazardowych, a więc to, czy działalność jest prowadzona na podstawie wymaganego zezwolenia, koncesji lub zgłoszenia, zgodnie z ustawą hazardową, a także zgodność urządzeń z przepisami, w tym z normami technicznymi i warunkami określonymi w decyzjach administracyjnych. Służba Celno-Skarbowa sprawdza także posiadane zezwolenia i rejestry, kontrolując, czy przedsiębiorca aktualizuje wpisy i prowadzi ewidencje zgodnie z przepisami, oraz prowadzi działania ukierunkowane na eliminowanie nielegalnych automatów, które są wprowadzane do obrotu poza systemem nadzoru państwowego. W ramach takich czynności szczególnie istotne jest sprawdzanie legalności w zakresie posiadania automatów do gier hazardowych, co obejmuje zarówno aspekt rejestracyjny, techniczny, jak i podatkowy.

Prawo dewizowe i transakcje międzynarodowe

Organ analizuje również przepływy finansowe z zagranicą, badając, czy przelewy, pożyczki, depozyty oraz inne zdarzenia finansowe mające miejsce pomiędzy polskimi podmiotami a kontrahentami zagranicznymi są zgodne z przepisami, a także działalność kantorową, w tym spełnienie warunków wykonywania działalności kantorowej oraz przestrzeganie przepisów prawa dewizowego, co oznacza, że sprawdzane są m. in. procedury ewidencjonowania transakcji walutowych, raportowanie operacji przekraczających określone progi oraz sposób przechowywania dokumentacji. Jednocześnie kontrolowana jest ogólna zgodność z przepisami o obrocie dewizowym, co ma na celu ograniczenie ryzyka wykorzystywania systemu finansowego do nielegalnych transferów kapitału lub omijania ograniczeń wynikających z sankcji.

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML)

W tym zakresie KAS sprawdza, czy przedsiębiorca będący instytucją obowiązaną wdrożył procedury AML, czyli wewnętrzne regulacje i instrukcje służące identyfikacji, analizie i raportowaniu transakcji mogących mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, czy są prowadzone analizy transakcji – zarówno bieżące, jak i okresowe – pozwalające wychwycić operacje nietypowe lub wysokiego ryzyka, oraz czy prawidłowo identyfikowane są osoby i beneficjenci rzeczywiści, co oznacza, że organ weryfikuje, czy firma potrafi ustalić, kto faktycznie kontroluje dany podmiot lub środki finansowe.

Kontrola paliw, przewozów i transportu

W obszarze transportu funkcjonariusze mają prawo zatrzymać pojazd w ramach zakresu kontroli ruchu drogowego, w szczególności wtedy, gdy podejrzewają nieprawidłowości w przewozie towarów wrażliwych, takich jak paliwa, alkohol czy wyroby tytoniowe, a następnie sprawdzić legalność paliwa i dokumenty przewozowe, porównując ich treść z faktyczną ilością i rodzajem przewożonego towaru. Mogą również weryfikować transport towarów „wrażliwych”, czyli takich, które z uwagi na wysoką stawkę podatkową lub częste nadużycia podlegają szczególnemu nadzorowi, oraz przeprowadzać rewizję towarów, wyrobów oraz środków przewozowych, co polega na fizycznym sprawdzeniu ładunku, przestrzeni ładunkowej, zbiorniku środka przewozowego oraz innych elementów instalacji pojazdu. W toku tych działań funkcjonariusze mogą podczas kontroli korzystać z użyciem urządzeń technicznych, takich jak mierniki, skanery, analizatory czy systemy informatyczne, co pozwala szybko wykrywać nieprawidłowości i porównywać dane z wielu źródeł jednocześnie.

Jak przebiega kontrola celno-skarbową krok po kroku?

Typowanie do kontroli (analiza ryzyka)

Przedsiębiorca trafia do kontroli na podstawie szczegółowej analizy ryzyka prowadzonej przez organy KAS, które wykorzystują m. in. dane z JPK, informacje pozyskane z systemu STIR dotyczące analizy przepływów bankowych, deklaracje podatkowe składane przez podatników, dane celne udostępniane podczas importu i eksportu oraz sygnały przekazywane z innych organów administracji lub instytucji finansowych, co w praktyce oznacza, że wybór kontrolowanego nie jest efektem przypadku, lecz wynika z konkretnego ryzyka wykrytego w procesach analitycznych. Organ nie działa losowo – kontrola wynika z określonego sygnału lub zidentyfikowanej nieprawidłowości, która wymaga weryfikacji poprzez przeprowadzenie czynności kontrolnych.

Wszczęcie kontroli

Kontrola rozpoczyna się formalnie w dniu doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, chyba że mamy do czynienia z sytuacją nagłą, w której funkcjonariusze okazują legitymację służbową i natychmiast przystępują do działania; od tego właśnie momentu przedsiębiorca wchodzi w zakres objętym kontrolą i zyskuje możliwość złożenia korekty deklaracji w ciągu 14 dni, o ile zauważy błędy lub nieścisłości w dotychczasowych rozliczeniach. Co istotne, w przeciwieństwie do klasycznej kontroli podatkowej, ustawa nie przewiduje wcześniejszego zawiadomienia, co powoduje, że przedsiębiorca dowiaduje się o kontroli dopiero w chwili jej wszczęcia.

Miejsce prowadzenia kontroli

Kontrola może być przeprowadzona w bardzo różnych lokalizacjach, ponieważ przepisy pozwalają organom działać zarówno w siedzibie firmy, jak i w miejscu faktycznego wykonywania działalności, a także w miejscach przechowywania dokumentów, nośników danych lub sprzętu związanego z działalnością gospodarczą; w określonych przypadkach kontrola może odbyć się również w lokalu mieszkalnym przedsiębiorcy, ale tylko wtedy, gdy znajdują się tam dokumenty, systemy informatyczne lub inne elementy związane z działalnością, które mają znaczenie dla postępowania. Tak szeroka możliwość działania wynika z założenia, że organy muszą mieć dostęp do wszystkich miejsc, gdzie mogą znajdować się istotne dowody.

Czynności kontrolne

W trakcie kontroli funkcjonariusze mogą żądać wydania dokumentów, przeglądać korespondencję oraz pliki elektroniczne, wykonywać kopie i zabezpieczenia nośników danych, przesłuchiwać świadków oraz dokonywać oględzin towarów, środków transportu czy magazynów, a także analizować dane pochodzące z systemów komputerowych, w tym programów księgowych i systemów magazynowych, aby ustalić, czy ewidencje i deklaracje są zgodne ze stanem faktycznym. Każda istotna czynność kontrolna jest dokumentowana protokołem, który stanowi dowód przebiegu działań organu i może mieć kluczowe znaczenie na dalszym etapie postępowania.

Zakończenie kontroli

Kontrola kończy się doręczeniem wyniku kontroli, czyli oficjalnego dokumentu, który zawiera szczegółowe ustalenia organu, podstawy prawne, zakres i okres objęty czynnościami kontrolnymi oraz pouczenie o prawie do korekty deklaracji podatkowej, jeśli przedsiębiorca zgadza się z ustaleniami. W odróżnieniu od kontroli podatkowej, podatnik nie może składać zastrzeżeń do wyniku kontroli celno-skarbowej, co oznacza, że jedyną jego możliwością działania jest dokonanie korekty deklaracji lub przygotowanie się do postępowania podatkowego. Jeżeli przedsiębiorca nie złoży korekty w przewidzianym terminie, kontrola z mocy prawa przechodzi w postępowanie podatkowe, które jest już formalnym etapem zakończonym decyzją administracyjną określającą wysokość zobowiązań podatkowych.

Jakie prawa ma przedsiębiorca podczas kontroli celno-skarbowej?

Przedsiębiorca, wobec którego prowadzona jest kontrola celno-skarbowa, ma szereg uprawnień, z których powinien korzystać świadomie i strategicznie, ponieważ właściwe wykorzystanie tych praw na odpowiednim etapie może realnie wpłynąć na przebieg kontroli oraz jej ostateczny rezultat.

Przede wszystkim ma prawo działać przez profesjonalnego pełnomocnika, takiego jak radca prawny lub adwokat, co oznacza, że może w każdej chwili ustanowić osobę, która będzie reprezentować jego interesy, uczestniczyć w czynnościach, analizować dokumenty, reagować na działania organu oraz czuwać nad tym, aby kontrola była prowadzona zgodnie z przepisami. Posiadanie pełnomocnika jest szczególnie istotne wtedy, gdy kontrola dotyczy skomplikowanych obszarów, takich jak VAT, akcyza, ceny transferowe czy prawo celne.

Przedsiębiorca ma również prawo do informacji o zakresie i podstawie kontroli, co oznacza, że organ powinien wskazać, jakie obszary działalności są przedmiotem weryfikacji, na jakiej podstawie wszczęto kontrolę i jakie przepisy regulują działania funkcjonariuszy. Dzięki temu przedsiębiorca może właściwie przygotować dokumenty, ustalić wewnętrzne procedury i uniknąć przekazywania danych, które nie są objęte zakresem czynności.

Kolejnym uprawnieniem jest możliwość składania wyjaśnień i wniosków dowodowych, co pozwala przedsiębiorcy aktywnie uczestniczyć w kontroli, korygować błędne założenia organu, przedstawiać dodatkowe dokumenty, wskazywać świadka lub powoływać inne dowody, które mają istotne znaczenie dla sprawy. Skorzystanie z tego prawa jest często kluczowe, zwłaszcza gdy organ opiera się na niepełnych danych lub błędnych interpretacjach.

Przedsiębiorca ma także prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych, czyli być obecnym podczas zabezpieczania dokumentów, oględzin towarów, przesłuchań świadków czy analizowania danych z systemów komputerowych, co umożliwia natychmiastowe reagowanie, wyjaśnianie nieporozumień i pilnowanie, aby czynności były dokumentowane zgodnie z przepisami.

Po wszczęciu postępowania podatkowego przedsiębiorca zyskuje również prawo wglądu w akta sprawy, co daje mu możliwość zapoznania się z materiałem dowodowym, analizą organu oraz wszystkimi dokumentami, na podstawie których urząd zamierza wydać decyzję. Umożliwia mu to przygotowanie argumentacji, zebranie brakujących dowodów lub wskazanie błędów, które mogą zmienić końcowe ustalenia.

W praktyce korzystanie z tych praw w odpowiednim momencie i miejscu ma ogromne znaczenie dla końcowego wyniku kontroli, ponieważ pozwala nie tylko ograniczyć ryzyka podatkowe i formalne, ale również zapobiec rozpoczęciu postępowania podatkowego lub minimalizować negatywne konsekwencje finansowe i sankcyjne.

Obowiązki przedsiębiorcy w trakcie kontroli

W trakcie kontroli celno-skarbowej na przedsiębiorcy spoczywa szereg obowiązków, których rzetelne wykonanie nie tylko wpływa na sprawność całego procesu, lecz także minimalizuje ryzyko powstania dodatkowych wątpliwości po stronie organu.

Do najważniejszych obowiązków należy udostępnienie dokumentów i danych, czyli przekazanie organowi wszystkich ksiąg, rejestrów, ewidencji, faktur, umów, korespondencji i pozostałych materiałów, które mają związek z zakresem kontroli. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien zapewnić dostęp nie tylko do dokumentów papierowych, lecz także elektronicznych, przechowywanych w systemach księgowych lub na nośnikach danych.

Przedsiębiorca ma również obowiązek zapewnienia dostępu do pomieszczeń, sprzętu i nośników, co obejmuje zarówno udostępnienie biur i magazynów, jak i serwerów, komputerów, urządzeń mobilnych oraz wszelkich narzędzi wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Organ musi mieć możliwość swobodnego przeprowadzenia oględzin miejsc, w których mogą znajdować się dokumenty lub towary objęte kontrolą.

Kolejnym obowiązkiem jest przekazanie żądanych informacji, czyli udzielenie odpowiedzi na pytania funkcjonariuszy, przedstawienie danych dotyczących kontrahentów, opisanie przebiegu transakcji, a także wyjaśnienie kwestii księgowych, logistycznych lub organizacyjnych. Przedsiębiorca powinien przekazywać informacje kompletne, zgodne ze stanem faktycznym i udokumentowane.

Do obowiązków kontrolowanego należy również udzielanie wyjaśnień dotyczących działalności, co oznacza, że organ może oczekiwać szczegółowych opisów procesów, zasad działania firmy, procedur kontrolnych, sposobu ewidencjonowania transakcji czy struktury wewnętrznej. Wyjaśnienia te mają kluczowe znaczenie, ponieważ pozwalają organowi ocenić, czy rozliczenia przedsiębiorcy są prawidłowe i spójne z rzeczywistym przebiegiem jego działalności.

Dodatkowo, jeżeli organ zgłosi takie żądanie, przedsiębiorca zobowiązany jest do sporządzenia tłumaczeń dokumentów na język polski. Obowiązek ten obejmuje zarówno tłumaczenia umów, faktur i korespondencji, jak i wyciągów bankowych, certyfikatów czy dokumentów transportowych — a ich wykonanie musi być terminowe i zgodne z instrukcją organu, ponieważ nieprzedstawienie tłumaczeń może zostać uznane za utrudnianie kontroli.

Wypełnianie tych obowiązków w sposób staranny i uporządkowany znacząco wpływa na przebieg kontroli i pozwala ograniczyć ryzyko sporów, nieporozumień oraz negatywnych konsekwencji finansowych.

Najczęstsze obszary ryzyka wykrywane przez KAS

W praktyce najwięcej problemów pojawia się w obszarach, które organy Krajowej Administracji Skarbowej identyfikują jako szczególnie narażone na nieprawidłowości, a jednym z najczęściej wykrywanych błędów są nieprawidłowe odliczenia VAT, wynikające zarówno z błędów formalnych, jak i z braku weryfikacji, czy dana transakcja została prawidłowo udokumentowana i czy podatnik faktycznie posiadał prawo do odliczenia podatku naliczonego. W wielu kontrolach ujawnia się również udział przedsiębiorców — często całkowicie nieświadomy i niezamierzony — w łańcuchach dostaw powiązanych z karuzelami VAT, gdzie pojedyncza transakcja staje się elementem szerszego schematu wykorzystującego różne podmioty do wyłudzeń podatkowych.

Bardzo częstym obszarem ryzyka jest również niekompletna dokumentacja potwierdzająca transakcje, czyli brak odpowiednich umów, zamówień, protokołów odbioru, potwierdzeń transportowych czy korespondencji handlowej, co utrudnia organowi potwierdzenie, że zdarzenie gospodarcze rzeczywiście miało miejsce i zostało wykonane zgodnie z deklaracją podatnika. Problemy pojawiają się także w zakresie błędów w klasyfikacji celnej towarów, która ma bezpośredni wpływ na wysokość należności celnych i podatkowych, co sprawia, że organy szczególnie skrupulatnie weryfikują, czy przedsiębiorca stosuje właściwe kody taryfowe i prawidłowo określa wartość celną.

Jednym z częstszych problemów jest również brak procedur wewnętrznych albo ich niewłaściwe stosowanie, co oznacza, że firma nie posiada formalnych zasad dokumentowania, archiwizacji czy weryfikacji transakcji, a nawet jeśli posiada, to nie są one przestrzegane przez pracowników w praktyce. Kolejnym ryzykiem jest niezgodność przepływów finansowych z dokumentami, czyli sytuacje, w których rozliczenia na rachunkach bankowych nie odpowiadają wartościom wykazanym w fakturach, umowach lub ewidencjach, co skłania organ do pogłębionej analizy źródeł i celów dokonanych operacji.

Więcej możesz przeczytać tu: Należyta staranność w VAT – jak realnie chronić firmę przed odmową odliczenia i odpowiedzialnością podatkową? i tu: Fałszowanie faktur VAT – odpowiedzialność karna i skarbowa przedsiębiorcy

Nie mniej istotnym obszarem ryzyka jest brak weryfikacji kontrahentów, który może prowadzić do współpracy z podmiotami nierzetelnymi, nieistniejącymi, powiązanymi z oszustwami podatkowymi lub uczestniczącymi w łańcuchach służących do wyłudzeń VAT; dlatego organy zawsze oceniają, czy podatnik zachował należytą staranność i czy podejmował jakiekolwiek działania mające na celu sprawdzenie wiarygodności swoich partnerów biznesowych.

Dołącz do grona subskrybentów newslettera, by być na bieżąco ze zmianami w prawie.

Jak przygotować firmę na kontrolę celno-skarbową?

Skuteczne przygotowanie firmy do kontroli celno-skarbowej obejmuje przede wszystkim utrzymanie pełnego porządku w dokumentach i ewidencjach, co oznacza, że przedsiębiorca powinien posiadać logiczne, czytelne i łatwo dostępne archiwum zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, zapewniające możliwość natychmiastowego udostępnienia organowi wszystkich ksiąg, rejestrów, faktur czy umów związanych z działalnością. Taki porządek nie tylko przyspiesza przebieg kontroli, ale również minimalizuje ryzyko błędnych ustaleń wynikających wyłącznie z braku dokumentów lub ich chaotycznego przechowywania.

Kolejnym elementem są procedury weryfikacji kontrahentów, oparte na zasadzie należytej staranności i odpowiedniej dokumentacji, co oznacza, że firma powinna posiadać zestaw reguł określających, w jaki sposób sprawdza nowych partnerów biznesowych, jakie dane zbiera, jakie rejestry weryfikuje (np. VIES, KRS, Biała Lista) i jakie dokumenty archiwizuje w celu potwierdzenia, że wybór kontrahenta był świadomy i rzetelny. Procedury te są szczególnie ważne w kontekście kontroli VAT i ryzyka udziału w karuzelach podatkowych.

Regularne przeglądy rozliczeń, czyli wewnętrzne audyty i bieżące korekty, stanowią kolejny filar bezpieczeństwa podatkowego; oznacza to, że przedsiębiorca powinien cyklicznie analizować swoje deklaracje, koszty, dowody księgowe, klasyfikacje celne i ewidencje magazynowe, aby wykrywać błędy zanim zrobi to organ i aby mieć możliwość ich samodzielnego skorygowania. Takie podejście pozwala zapobiec wielu nieprawidłowościom oraz ułatwia obronę stanowiska firmy w trakcie kontroli.

Nie mniej ważne jest szkolenie pracowników, polegające na jasnym określeniu, kto w firmie odpowiada za kontakt z organem, kto wydaje dokumenty, kto prowadzi korespondencję i jakie są zasady współpracy z kontrolującymi; brak odpowiedniego przygotowania zespołu często prowadzi do chaosu informacyjnego i niepotrzebnych komplikacji, które można łatwo wyeliminować poprzez wcześniejsze ustalenie procedur komunikacyjnych.

Kluczowym elementem przygotowania jest również stała współpraca z kancelarią prawną, dzięki której przedsiębiorca może reagować od pierwszego dnia kontroli, konsultować każde działanie, uzyskać wsparcie w przygotowaniu odpowiedzi, wyjaśnień i wniosków dowodowych oraz wdrożyć odpowiednią strategię procesową. Profesjonalne wsparcie prawne sprawia, że kontrola przebiega sprawniej, a ryzyka finansowe i formalne zostają znacząco ograniczone.

Czy kontrola celno-skarbową zawsze oznacza problem?

Nie każda kontrola celno-skarbowa kończy się ustaleniem nieprawidłowości, ponieważ część postępowań ma charakter wyłącznie weryfikacyjny i służy potwierdzeniu, że przedsiębiorca prowadzi działalność zgodnie z przepisami, jednak w praktyce statystyki KAS pokazują, że zdecydowana większość kontroli wykazuje pewne uchybienia — często niewielkie i wynikające z braków dokumentacyjnych, nieświadomych błędów w ewidencjach czy błędnej interpretacji przepisów, a nie z celowych działań podatnika. Organy bardzo często wskazują, że problemy nie biorą się z zamiaru unikania podatków, lecz z braku procedur, chaosu w dokumentach, niedokładności w klasyfikacji towarów albo z niewystarczającej weryfikacji kontrahentów, co oznacza, że kontrola ujawnia obszary wymagające uporządkowania, a nie zawsze fundamentalne naruszenia prawa.

Właśnie dlatego szybka reakcja na pierwsze sygnały ze strony organu, właściwa taktyka oraz świadome korzystanie z przysługujących praw — w tym wsparcie profesjonalnego pełnomocnika — mogą znacząco zmniejszyć ryzyko dopłaty podatku, nałożenia sankcji czy pociągnięcia przedsiębiorcy lub członków zarządu do odpowiedzialności karno-skarbowej. W wielu przypadkach odpowiednio przygotowana dokumentacja, klarowne wyjaśnienia oraz właściwa organizacja procesu kontroli pozwalają zakończyć ją bez większych konsekwencji lub ograniczyć ustalenia do drobnych korekt.

Warto pamiętać, że kontrola celno-skarbowa jest narzędziem, które ma przede wszystkim zapewniać zgodność funkcjonowania przedsiębiorców z przepisami i stabilność systemu podatkowego, a nie automatycznie karać podatników. Dlatego właściwe przygotowanie firmy, dobre zrozumienie procedur oraz świadome zarządzanie ryzykiem sprawiają, że kontrola może stać się nie tylko wyzwaniem, lecz również impulsem do uporządkowania procesów i zwiększenia bezpieczeństwa działalności w przyszłości.

Potrzebujesz wsparcia podczas kontroli celno-skarbowej?

Jeśli Twoja firma otrzymała upoważnienie do kontroli i chcesz upewnić się, że wszystkie działania od pierwszego dnia przebiegają zgodnie z przepisami, warto skorzystać ze wsparcia profesjonalistki, która zadba o prawidłowy przebieg całego procesu i ochroni Twoje interesy. W sytuacji, gdy dostałaś wynik kontroli i potrzebujesz przeanalizować ustalenia organu, przygotować odpowiednią reakcję lub ocenić ryzyka podatkowe, pomoc prawnika może mieć kluczowe znaczenie dla dalszego postępowania i ograniczenia ewentualnych konsekwencji.

Jeżeli Twoja firma potrzebuje przygotować korektę deklaracji, uzupełnić dokumentację lub uporządkować procesy wewnętrzne tak, aby odpowiedzi na ustalenia kontroli były spójne, kompletne i zgodne z przepisami, profesjonalne wsparcie pozwoli Ci przejść cały etap szybko, sprawnie i bez niepotrzebnego stresu. Natomiast jeśli chcesz zabezpieczyć się na przyszłość — wdrożyć procedury, poprawić archiwizację dokumentów, zbudować ścieżki weryfikacji kontrahentów lub przygotować firmę do ewentualnych kolejnych kontroli — odpowiednie doradztwo pomoże Ci stworzyć system, który realnie ograniczy ryzyka podatkowe i organizacyjne.

W każdej z tych sytuacji możesz skontaktować się ze mną przez formularz kontaktowy na mojej stronie, aby omówić swoją sprawę i uzyskać wsparcie dostosowane do specyfiki Twojej działalności oraz zakresu prowadzonej kontroli. Jestem tu po to, aby pomóc Ci przejść przez kontrolę możliwie najbezpieczniej i najbardziej przewidywalnie.