Należyta staranność w VAT – jak realnie chronić firmę przed odmową odliczenia i odpowiedzialnością podatkową?

W ostatnich latach organy podatkowe znacznie rozwinęły narzędzia analityczne, które pozwalają im skutecznie identyfikować nieprawidłowości w rozliczeniach VAT. Jednocześnie fiskus coraz częściej bada nie tylko samą treść dokumentów księgowych, ale również sposób, w jaki przedsiębiorcy organizują swoje procesy weryfikacyjne. W centrum tej analizy znajduje się pojęcie należytej staranności, które – choć nie zostało zdefiniowane ustawowo – pełni dziś kluczową rolę przy ocenie, czy podatnik ma prawo do odliczenia VAT oraz do stosowania stawki 0% w transakcjach międzynarodowych. Zakresie należytej staranności jest przedmiotem szczegółowej oceny przez organy podatkowe, które analizują również ocenie działalności przedsiębiorców w kontekście spełnienia wymogów VAT.

Organy podatkowe od przedsiębiorców oczekują aktywnej, odpowiedzialnej postawy. Nie wystarczy bowiem działać „w dobrej wierze”. W praktyce fiskus bada, czy podatnik zrobił wszystko, czego można od niego racjonalnie oczekiwać, by uniknąć wplątania w potencjalne oszustwo. W praktyce stosowania VAT urzędnicy posługują się pojęciem podatnika należytej staranności, oceniając działania przedsiębiorców. Zaniechania, brak kontroli i brak udokumentowania działań weryfikacyjnych mogą skutkować poważnymi konsekwencjami, nawet jeśli przedsiębiorca nie miał świadomości, że uczestniczy w procederze innego podmiotu.

Nie przegap wartościowych informacji – zapisz się już teraz i zyskaj przewagę w zarządzaniu swoimi finansami i zobowiązaniami prawnymi!

Co oznacza należyta staranność?

Choć ustawodawca nigdy nie zdefiniował pojęcia należytej staranności w VAT, zostało ono w dużej mierze ukształtowane przez praktykę orzeczniczą – zarówno polskich sądów administracyjnych, jak i Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Ministerstwo Finansów opublikowało również tzw. Metodykę dochowania należytej staranności, która co prawda nie jest źródłem prawa, ale stanowi istotny punkt odniesienia w praktyce kontrolnej. Interpretacja obowiązków podatników w zakresie należytej staranności opiera się także na objaśnieniach podatkowych oraz rozumieniu przepisów przez organy podatkowe.

W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że należyta staranność oznacza:

• zachowanie poziomu ostrożności, którego można oczekiwać od racjonalnie działającego przedsiębiorcy,
• podejmowanie działań umożliwiających ocenę rzetelności kontrahenta i bezpieczeństwa transakcji,
• kontrolowanie wewnętrznych procesów firmy, w tym zasad wystawiania faktur i obiegu dokumentów,
• dokumentowanie podjętych czynności weryfikacyjnych, tak aby w razie kontroli móc wykazać dobrą wiarę.

Spełnienie kryteriów formalnych jest jednym z podstawowych elementów oceny przez organy podatkowe.

Dochowanie należytej staranności nie chroni przed każdym scenariuszem, ale znacząco zwiększa szansę na obronę prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego oraz prawa do stawki 0% w przypadku wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów czy eksportu.

Brak należytej staranności może natomiast doprowadzić do zakwestionowania całych rozliczeń, ponieważ fiskus może uznać, że podatnik mógł lub powinien był wiedzieć, iż transakcja była związana z oszustwem podatkowym.

Więcej możesz przeczytać tutaj: Karuzela VAT (podatkowa) – co to jest, jak działa i co może Ci grozić, jeśli w nią wpadniesz?

Jak weryfikować kontrahenta w celu dochowania należytej staranności?

Najważniejszym filarem należytej staranności jest rzetelna i udokumentowana weryfikacja kontrahentów. Obejmuje ona zarówno pierwsze kontakty, jak i późniejszą bieżącą współpracę. Nie chodzi o to, aby przedsiębiorca prowadził śledztwo detektywistyczne, lecz o stworzenie powtarzalnego i rozsądnego procesu, który ograniczy ryzyko współpracy z podmiotem nieuczciwym lub nieistniejącym.

Weryfikacja przy nawiązaniu współpracy

Przedsiębiorca powinien w pierwszej kolejności zweryfikować podstawowe dane przyszłego kontrahenta, korzystając z publicznych rejestrów:

• KRS lub CEIDG – w celu sprawdzenia, czy podmiot realnie istnieje, kto go reprezentuje i jaki zakres działalności posiada; w przypadku spółek należy zweryfikować wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym,
• Wykaz podatników VAT (tzw. biała lista) – aby potwierdzić status podatnika VAT oraz zgodność numeru rachunku bankowego; rejestr ten prowadzony jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej,
• VIES w przypadku kontrahentów z UE – by upewnić się, że numer VAT UE jest aktywny, co jest istotne dla celów VAT.

Następnie warto spojrzeć na okoliczności transakcji z perspektywy zdrowego rozsądku. Pewne sygnały mogą wskazywać, że kontrahent nie działa uczciwie lub transakcja jest elementem większego schematu, np.:

• cena wyraźnie odbiegająca od rynkowej,
• brak historii działalności przy deklarowanych wysokich wolumenach dostaw,
• nietypowe metody płatności (w tym płatność gotówką lub na rachunek osoby trzeciej),
• brak zaplecza technicznego, logistycznego lub magazynowego przy obrocie towarami, które takiego zaplecza wymagają.

W przypadku branż „wrażliwych” (elektronika, stal, paliwa, metale kolorowe, telekomunikacja, handel internetowy) weryfikacja powinna być szczególnie pogłębiona.

Regularna weryfikacja podczas współpracy

Należyta staranność nie jest jednorazowym działaniem. W praktyce fiskus oczekuje, że przedsiębiorca będzie regularnie sprawdzał, czy kontrahent:

• nadal figuruje w KRS lub CEIDG (na podstawie informacji dostępnych publicznie),
• nadal jest czynnym podatnikiem VAT,
• nie został wykreślony z rejestru z powodu nadużyć,
• nie zmienił reprezentacji lub rachunku bankowego na podejrzany,
• faktycznie prowadzi działalność gospodarczą.

Regularne kontrole – nawet jeśli mają charakter uproszczonej checklisty – pokazują organom podatkowym, że przedsiębiorca konsekwentnie monitoruje swoich partnerów handlowych, w tym potwierdza, czy kontrahent rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą. Z perspektywy dowodowej w razie kontroli ma to duże znaczenie.

Dokumentowanie weryfikacji

Każda czynność weryfikacyjna powinna być udokumentowana, na przykład poprzez:

• zrzut ekranu z KRS/CEIDG/białej listy/VIES z widoczną datą,
• krótką notatkę pracownika,
• checklistę oceny kontrahenta przypisaną do konkretnej transakcji.

Dokumentacja powinna potwierdzać, że przedstawione dane i informacje są zgodne ze stanem faktycznym.

Dokumentacja stanowi dowód dobrej wiary podatnika. Bez niej nawet rzetelnie przeprowadzone działania weryfikacyjne mogą zostać w praktyce uznane za niewystarczające, zwłaszcza w przypadku transakcji udokumentowanych fakturą.

Kryteria transakcyjne – na co zwracać uwagę przy zawieraniu transakcji?

Kryteria transakcyjne odgrywają kluczową rolę w ocenie należytej staranności przez nabywców towarów i usług. Dochowanie należytej staranności wymaga nie tylko weryfikacji kontrahenta, ale także uważnej analizy samej transakcji i jej okoliczności. W praktyce oznacza to, że podatnik powinien zwracać szczególną uwagę na wszelkie nietypowe elementy, które mogą wskazywać na podwyższone ryzyko gospodarcze lub potencjalne nieprawidłowości podatkowe.

Ryzyko gospodarcze – jak je rozpoznać i ograniczyć?

Ryzyko gospodarcze towarzyszy każdej działalności biznesowej, jednak w kontekście VAT i należytej staranności nabiera szczególnego znaczenia. Dochowanie należytej staranności przez podatnika wymaga nie tylko analizy kontrahenta, ale także dogłębnej oceny okoliczności transakcji, które mogą wpływać na bezpieczeństwo podatkowe.

Nie tylko kontrahenci – również procedury wewnętrzne

Drugim, często niedocenianym elementem należytej staranności są wewnętrzne procedury przedsiębiorcy. Organy podatkowe coraz częściej kontrolują nie tylko relacje z kontrahentami, ale również to, jak firma organizuje obieg dokumentów, kto ma dostęp do systemów księgowych i jak wygląda nadzór nad wystawianiem faktur. Wdrożenie wewnętrznej procedury należytej staranności pozwala ograniczyć ryzyko gospodarczego i podatkowego.

W wielu postępowaniach to właśnie brak procedur powoduje, że fiskus uznaje podatnika za podmiot niedochowujący należytej staranności – nawet jeśli transakcje były realne. Brak wewnętrznej procedury może prowadzić do zwiększenia ryzyka gospodarczego.

Zasady wystawiania faktur

Aby ograniczyć ryzyko nadużyć (w tym wystawienia tzw. pustych faktur), warto:

• określić, kto ma dostęp do systemu fakturowania,
• ograniczyć możliwość samodzielnego dodawania kontrahentów do systemu,
• wprowadzić dwuetapową akceptację faktur powyżej określonej wartości,
• powiązać fakturę z zamówieniem, umową lub inną dokumentacją,
• zweryfikować prawidłowe dokonanie płatności na właściwy rachunek bankowy.

Zobacz więcej: Fałszywe faktury wystawione przez pracownika – wyrok TSUE z 30 stycznia 2024 r.

Nadzór nad obiegiem dokumentów

Fiskus ocenia nie tylko fakturę, ale cały kontekst transakcji. Dlatego przedsiębiorca powinien dbać o:

• prawidłowe dokumenty źródłowe (umowy, zamówienia, potwierdzenia dostawy, dokumenty transportowe, dokument potwierdzający tytułu otrzymanej należności),
• spójność danych pomiędzy dokumentami,
• archiwizację materiałów w sposób pozwalający łatwo odtworzyć przebieg transakcji.

Szkolenia wewnętrzne

W praktyce wiele nieprawidłowości wynika nie ze złej woli, ale z braku świadomości pracowników odpowiedzialnych za sprzedaż lub księgowość. Regularne szkolenia dotyczące ryzyk VAT mogą znacząco ograniczyć liczbę błędów, które później generują problemy podczas kontroli.

Jak możemy pomóc?

Kancelaria wspiera przedsiębiorców w budowaniu skutecznych, praktycznych i jednocześnie możliwych do stosowania procedur należytej staranności. W ramach współpracy mogę zaoferować:

• Audyt istniejących procesów weryfikacji kontrahentów, obiegu dokumentów i zasad fakturowania,
• Opracowanie indywidualnej procedury należytej staranności, dostosowanej do branży, skali działalności i liczby transakcji,
• Stworzenie checklist, instrukcji i dokumentów, które pracownicy mogą wykorzystywać w codziennej pracy,
• Szkolenia dla zespołów, zwłaszcza księgowości, sprzedaży i logistyki,
• Wsparcie w weryfikacji transakcji podwyższonego ryzyka, np. dużych jednorazowych dostaw, nietypowych warunków płatności czy nowych kontrahentów,
• Reprezentację przedsiębiorcy w kontrolach i postępowaniach podatkowych, w których organ zarzuca brak należytej staranności.

Te działania nie tylko zabezpieczają podatnika na przyszłość, ale również realnie pomagają w sporach z fiskusem, ponieważ stanowią dowód należytej organizacji procesów wewnętrznych.

Chroń swoją firmę przed ryzykiem podatkowym i utratą prawa do odliczenia podatku vat naliczonego

Należyta staranność w VAT stanowi dzisiaj jeden z najważniejszych elementów bezpieczeństwa podatkowego przedsiębiorstwa. Nie jest to wyłącznie kwestia zgodności z przepisami – to przede wszystkim sposób na ograniczenie ryzyka:

• odmowy prawa do odliczenia VAT,
• zakwestionowania stawki 0% w transakcjach międzynarodowych,
• przypisania podatnikowi odpowiedzialności za działania kontrahentów lub własnych pracowników,
• odpowiedzialności karnej skarbowej osób zarządzających firmą.

Brak odpowiednich procedur należytej staranności może prowadzić do poważnych negatywnych skutków podatkowych i finansowych dla przedsiębiorstwa.

Dobrze zaprojektowane procedury oraz regularna, udokumentowana weryfikacja kontrahentów stanowią skuteczną tarczę przed takimi sytuacjami. W kontekście dynamicznie zmieniającej się praktyki kontrolnej są one nie tylko rekomendacją, ale wręcz koniecznością.

Jeśli chcesz skorzystać z profesjonalnej pomocy w tym zakresie, wypełnij formularz kontaktowy – wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązania dla Twojej firmy i pomożemy zabezpieczyć Cię przed ryzykiem podatkowym.

Kontakt i dalsze kroki

Jeżeli Twoja firma nie ma jeszcze wdrożonej procedury należytej staranności albo chcesz ulepszyć obecne zasady, warto zacząć od przeglądu istniejących procesów. Pomogę ocenić, które elementy systemu weryfikacji wymagają wzmocnienia oraz jakie działania przyniosą największe bezpieczeństwo podatkowe.

Zachęcam do:

• skorzystania z formularza kontaktowego na stronie kancelarii,
• zapisania się na newsletter, w którym regularnie omawiam aktualne zmiany w VAT i praktyce organów,
• omówienia wstępnych założeń procedury i zakresu wsparcia w ramach konsultacji.

Dobrze zaprojektowany system należytej staranności to inwestycja w stabilność i bezpieczeństwo firmy – nie tylko na czas kontroli, ale przede wszystkim na co dzień.