Procedury podatkowe w firmie - Obsługa prawna - Warszawa
Procedury podatkowe stanowią fundament bezpiecznego i zgodnego z prawem funkcjonowania każdej firmy. To zestaw jasno określonych instrukcji i działań, które pozwalają podatnikom wykazać dochowanie należytej staranności w rozliczeniach podatkowych.
Należyta staranność, rozumiana jako sumienność, skrupulatność i przezorność w realizacji obowiązków podatkowych, jest kluczowa w ocenie działalności przedsiębiorców przez organy podatkowe. Jej dochowanie jest niezbędne, by móc korzystać z preferencji podatkowych, takich jak zwolnienia czy obniżone stawki w podatku u źródła (WHT) oraz prawidłowe rozliczenia VAT.
Zakres usług
Efektywne zarządzanie podatkami w firmie wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również odpowiednio zaprojektowanych procedur podatkowych, które wspierają zgodność z obowiązującym prawem i ograniczają ryzyko podatkowe. Prawidłowe rozliczenia VAT wymagają nie tylko znajomości przepisów, ale także wdrożenia skutecznych procedur i dokumentowania działań, które powinien wykonać podatnik w celu zachowania prawa do odliczenia VAT. Niezbędne jest przy tym spełnienie formalnych wymogów, takich jak odpowiednia dokumentacja i zgodność z przepisami, co stanowi podstawę prawa do odliczenia VAT.
Nasza kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie tworzenia i wdrażania wewnętrznych procedur podatkowych, które pomagają firmom działać zgodnie z przepisami oraz przygotować się na ewentualne kontrole podatkowe. Procedura należytej staranności to zestaw działań i instrukcji, które mają na celu zapewnienie prawidłowości rozliczeń VAT oraz minimalizację ryzyka podatkowego. Szczególną rolę odgrywa tu praktyczne stosowanie procedur w codziennej działalności, co bezpośrednio wpływa na prawo do odliczenia VAT oraz bezpieczeństwo podatkowe firmy. Stosowanie procedur podatkowych jest zgodne z prawem unijnym, które wyznacza ramy dla krajowych regulacji podatkowych.
Dochowanie procedury należytej staranności jest kluczowe dla podatnika należytej staranności, który musi wykonać szereg czynności w celu weryfikacji kontrahentów i potwierdzenia rzeczywistej działalności gospodarczej partnerów handlowych. Ocena działań podatnika w zakresie dochowania należytej staranności dokonywana jest przez organy podatkowe, które analizują zarówno formalne wymogi, jak i okoliczności transakcyjne. W tym kontekście istotne znaczenie ma przestrzeganie zasadami dowodowymi przy dokumentowaniu i wykazywaniu dochowania należytej staranności.
Korzystanie z uprawnień podatkowych jest możliwe tylko przy spełnieniu określonych warunków, w tym formalnych i materialnych wymogów. W praktyce, wdrożenie i stosowanie procedur podatkowych pozwala nie tylko ograniczyć ryzyko zakwestionowania rozliczeń przez organy podatkowe, ale także zapewnia spójność działań firmy z aktualnym stanem prawnym i przepisami ustaw podatkowych, co ma istotne znaczenie dla ochrony przed ryzykiem podatkowym. Warto podkreślić, że krajowe organy są odpowiedzialne za stosowanie i egzekwowanie przepisów w zakresie procedur podatkowych, a orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej odgrywa kluczową rolę w interpretacji przepisów dotyczących procedur podatkowych oraz praw podatników.
Jak pomagamy?
Wspieramy naszych klientów na każdym etapie procesu wdrażania procedur podatkowych:
- Diagnoza – audyt obecnych praktyk i ocena stopnia zgodności z przepisami oraz zasadami należytej staranności.
- Projektowanie rozwiązań – opracowanie realnych, „szytych na miarę” procedur uwzględniających specyfikę działalności klienta.
- Wdrożenie – pomoc przy komunikacji wewnętrznej, opracowanie materiałów i pełnomocnictw, przygotowanie zestandaryzowanych formularzy.
- Szkolenia – praktyczne warsztaty dla zespołów księgowych, zakupowych i zarządczych, pokazujące jak stosować procedury w codziennej pracy, obejmujące także zagadnienia związane z bezpieczeństwem w transakcjach handlowych.
- Ocena funkcjonowania i aktualizacje – bieżące dostosowywanie procedur do zmieniających się przepisów, wyroków sądów, zmian w centralnej ewidencji podatników oraz interpretacji KIS. Regularna ocena funkcjonowania procedur obejmuje również oceny dochowania należytej staranności przez pracowników.
Posiadanie procedur oraz ich wdrożenie i regularna aktualizacja wewnętrznej procedury są kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami podatkowymi.
Wspieramy naszych klientów na każdym etapie: od diagnozy i projektowania rozwiązań, po wdrożenie i ocenę ich funkcjonowania. Przeprowadzenie szkoleń z zakresu procedur podatkowych pozwala osobom odpowiedzialnym za rozliczenia skutecznie minimalizować ryzyko odpowiedzialności karno-skarbowej. Dzięki temu firmy zyskują większą kontrolę nad procesami podatkowymi, poprawiają swoją zgodność z przepisami i minimalizują ryzyko odpowiedzialności karno-skarbowej.
Wprowadzenie do należytej staranności
Należyta staranność to pojęcie, które w ostatnich latach zyskało kluczowe znaczenie w zakresie podatku VAT, zwłaszcza w kontekście prawa do odliczenia VAT przez podatników. Dochowanie należytej staranności oznacza, że podatnik podejmuje konkretne, udokumentowane działania mające na celu weryfikację rzetelności swoich kontrahentów oraz prawidłowości przeprowadzanych transakcji. Organy podatkowe, oceniając prawo do odliczenia VAT, biorą pod uwagę, czy podatnik dochował należytej staranności, analizując okoliczności towarzyszące danej transakcji oraz sposób, w jaki podatnik zweryfikował swojego partnera biznesowego.
W praktyce oznacza to, że podatnicy powinni zwrócić szczególną uwagę na weryfikację kontrahenta – zarówno przed rozpoczęciem współpracy, jak i w trakcie jej trwania. Jednym z podstawowych narzędzi jest korzystanie z wykazu podatników VAT, który umożliwia sprawdzenie, czy kontrahent posiada wymagane koncesje i jest aktywnym podatnikiem VAT. Regularna weryfikacja kontrahentów pozwala nie tylko na dochowanie należytej staranności, ale także na ograniczenie ryzyka nieświadomego udziału w procederze oszustw podatkowych.
Dochowanie należytej staranności jest warunkiem koniecznym do skorzystania z prawa do odliczenia VAT oraz innych preferencji podatkowych, takich jak zwolnienia czy obniżone stawki w podatku u źródła (WHT). Organy podatkowe mogą pozbawić podatnika prawa do odliczenia VAT, jeśli uznają, że nie dochował należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta lub nie przeprowadził odpowiednich procedur weryfikacyjnych. W obrocie krajowym, szczególnie istotne jest, by podatnicy nie ograniczali się jedynie do formalnego sprawdzenia danych kontrahenta, ale także monitorowali przebieg współpracy i reagowali na wszelkie nieprawidłowości.
Warto podkreślić, że poziom dochowania należytej staranności powinien być dostosowany do charakteru relacji gospodarczej – w przypadku nowych kontrahentów konieczna jest szczegółowa analiza ryzyka, natomiast przy dłuższej współpracy kluczowe jest bieżące monitorowanie i ocena dotychczasowych doświadczeń. Weryfikacja kontrahenta, sprawdzenie jego obecności w wykazie podatników VAT oraz potwierdzenie, że kontrahent posiada wymagane koncesje, to działania, które mogą uchronić podatnika przed negatywnymi skutkami podatkowymi i prawnymi.
Podsumowując, należyta staranność w zakresie podatku VAT to nie tylko wymóg formalny, ale przede wszystkim praktyczny obowiązek, którego dochowanie decyduje o bezpieczeństwie podatkowym firmy. Właściwe procedury weryfikacyjne i regularna kontrola kontrahentów są kluczowe dla zachowania prawa do odliczenia VAT i uniknięcia sporów z organami podatkowymi.
Ryzyka związane z niedochowaniem należytej staranności
Brak dochowania należytej staranności przy stosowaniu preferencji podatkowych – w szczególności w zakresie podatku u źródła (WHT) – może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak utrata prawa do zastosowania zwolnień lub obniżonych stawek, konieczność pobrania podatku według stawki podstawowej, a także ryzyko odpowiedzialności finansowej członków zarządu.
Organy podatkowe mają prawo nałożyć na płatnika obowiązek zapłaty podatku według podstawowej stawki wraz z odsetkami, a także dodatkowe zobowiązanie podatkowe sięgające nawet 20% kwoty wypłaconych należności, jeśli przekroczony zostanie określony próg płatności. Brak zapłaty VAT w terminie może skutkować dodatkowymi sankcjami.
Niedochowanie należytej staranności może skutkować również zarzutami karno-skarbowymi wobec osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe w firmie, a w skrajnych przypadkach – skierowaniem aktu oskarżenia do sądu. W praktyce oznacza to nie tylko ryzyko finansowe, ale także utratę reputacji i zaufania kontrahentów.
Podatnik VAT czynny powinien szczególnie dbać o prawidłowość rozliczeń w transakcjach krajowych, a nabywcy towarów mają obowiązek weryfikacji kontrahentów w tych transakcjach. W przypadku naruszeń, organy podatkowe mogą odmówić prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, a odliczenia podatku mogą być podważone, jeśli podatnikowi zostanie udowodnione naruszenie przepisów. Organ podatkowy może odmówić prawa do odliczenia VAT, jeśli zostanie wykazane, że podatnik dopuścił się udziału w oszustwie lub podatnik wiedział o nieprawidłowościach. Ocena działań podatnika odbywa się na podstawie obiektywnych okoliczności, w tym analizy transakcji związanej z oszustwem.
W przypadku odpowiedzialności pracowników i pracodawców należy uwzględnić ryzyko wystawiania fałszywych faktur bez wiedzy pracodawcy. W sytuacji pracodawcy, w takiej sytuacji pracodawca powinien wykazać dochowanie należytej staranności w zakresie kontroli tożsamości pracowników i ochrony jego danych identyfikacyjnych. Brak kontroli danych identyfikacyjnych może skutkować przypisaniem winy podmiotowi działającemu wbrew przepisom. Podmioty uczestniczące w obrocie gospodarczym nie mogą powoływać się na przepisy unijne w przypadku wykazania nadużyć.
W transakcjach udokumentowanych fakturą należy zwrócić uwagę na prawidłowość danych i zgodność z przepisami, a w przypadku transakcji wewnątrzgrupowych konieczne jest stosowanie procedur w zakresie cenach transferowych. Wdrażane procedury mają na celu zapewnienie zgodności z przepisami w zakresie podatku VAT i podatków dochodowych. Ocena prawidłowości rozliczeń odbywa się w rozumieniu przepisów odpowiednich ustaw podatkowych.
Strategia podatkowa
Strategia podatkowa to kompleksowy plan działania, który pozwala firmie skutecznie zarządzać realizacją obowiązków podatkowych oraz minimalizować ryzyko naruszenia przepisów prawa podatkowego. Odpowiednio opracowana i realizowana strategia podatkowa obejmuje nie tylko bieżące rozliczenia, ale także procedury reagowania na zmiany w przepisach oraz identyfikację potencjalnych zagrożeń – w tym ryzyk związanych z przestępstwami skarbowymi.
Wdrożenie i stosowanie realizowanej strategii podatkowej ma kluczowe znaczenie dla ograniczenia odpowiedzialności – zarówno organizacyjnej, jak i osobistej. Niedopełnienie obowiązków wynikających z tej strategii może skutkować odpowiedzialnością na podstawie ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, a także groźbą nałożenia kar za czyny zabronione z zakresu prawa karnego skarbowego. Organ podatkowy oraz inne organy podatkowe mają prawo kontrolować realizację strategii podatkowej, a także oceniać skuteczność wdrożonych procedur i strategii podatkowej.
W praktyce, wdrożenie oraz stałe monitorowanie realizacji strategii podatkowej jest szczególnie istotne dla spółek i innych podmiotów zbiorowych, które muszą być w stanie wykazać, że dochowały należytej staranności w zakresie przestrzegania prawa podatkowego i że ich działania były zgodne z przyjętą i realizowaną strategią podatkową. W orzecznictwie trybunał podkreślił znaczenie stosowania strategii podatkowej zgodnie z przepisami prawa podatkowego.
Audyt procedur podatkowych i procedura raportowania schematów podatkowych
Audyt procedur podatkowych to szczegółowa analiza dokumentów, procesów i zdarzeń gospodarczych w firmie, mająca na celu ocenę skuteczności wdrożonych procedur oraz identyfikację potencjalnych schematów podatkowych. W ramach audytu przeprowadza się również weryfikację statusu podatnika VAT w wykazie podatników VAT oraz w centralnej ewidencji, co pozwala potwierdzić formalne wymogi dotyczące rejestracji i identyfikacji podatników VAT, takich jak NIP, REGON czy KRS.
Przeprowadzenie audytu pozwala nie tylko wykryć ewentualne nieprawidłowości, ale także określić obowiązki związane z raportowaniem schematów podatkowych (procedura raportowania schematów podatkowych). Regularny audyt procedur podatkowych umożliwia firmie bieżące dostosowywanie się do zmieniających się przepisów oraz minimalizowanie ryzyka związanego z niedochowaniem należytej staranności. To także narzędzie, które wspiera praktyczne stosowanie prawa podatkowego i pozwala na skuteczne zarządzanie obowiązkami podatkowymi w codziennej działalności gospodarczej.
Co zyskujesz?
- Większą kontrolę nad procesami podatkowymi – dzięki czemu możesz szybciej identyfikować nieprawidłowości i reagować.
- Ochronę w razie kontroli podatkowej – wykazanie wdrożonych procedur i szkoleń może ograniczyć ryzyko sporu lub negatywnej decyzji organu.
- Zmniejszenie ryzyka odpowiedzialności karno-skarbowej – w tym również dla członków zarządu.
- Poprawę zgodności z przepisami prawa podatkowego – co przekłada się na bezpieczeństwo biznesowe i reputacyjne firmy.
Skontaktuj się z nami
Wypełnij poniższy formularz kontaktowy, aby umówić się na konsultację i otrzymać indywidualną analizę Twojej sytuacji. Wspólnie ustalimy strategię działania, która pozwoli Ci przejść przez kontrolę bez zbędnych komplikacji, z pełnym wsparciem prawnym i podatkowym.
Skontaktuj się z nami!
Umów spotkanie
Referencje
Jadwiga Włodarczyk
Korzystałam z usług Marii Kotaniec w sporze z deweloperem. Obawiałam się starcia w sądzie i nie miałam pewności czy uda się wygrać. Maria wyjaśniła mi wszystkie wątpliwości i odpowiedziała na nurtujące mnie pytania. Sprawa w sądzie była przeprowadzona pomimo mojej nieobecności. Jestem zadowolona ze sprawnej współpracy. Czułam się zaopiekowana i spokojna, ponieważ powierzyłam sprawę profesjonaliście.
Dziękuję za pomoc.
Elżbieta Sałajczyk
Szeroki zakres usług prawniczych, profesjonalne podejście do trudnych tematów z jakimi się zmagałam oraz Pani osobowość, zdecydowały, że ponownie zaufałam i wybrałam Pani Kancelarię.
Dziękuję bardzo za cierpliwość, zaufanie i zaangażowanie, wszystkim niezdecydowanym bardzo polecam tę Kancelarię Prawniczą, to bardzo ważne komu powierzamy swoje sekrety.
Mark Dembicki
Jestem osobą na stałe mieszkającą w Chicago. Biuro Pani Mari Kotaniec-Godlewskiej zostało zarekomendowane dla mnie przez firmę **********, która zajmuje się zarządzaniem moich nieruchomości inwestycyjnych w Warszawie. Ze względu na to że nasza sprawa wymagała ponaglenia Pani Maria pomogła nam w niej w sposób bardzo błyskawiczny i w rezultacie czego otrzymaliśmy pozytywną odpowiedź w naszej sprawie z urzędu podatkowego. Pani Maria jest przemiłą osobą I odznacza się bardzo wysokim profesjonalizmem i znajomością wiedzy w prawie podatkowym. Polecam biuro Pani Mari dla osób które tego szukają.
Marek Silewicz
Profesjonalnie. Bardzo rzeczowo. Siła spokoju. Ogromna wiedza. Dokładnie tak jak być powinno!
Rolando Ramírez
I highly recommend Maria for real estate legal assistance in Poland. She guided me through my apartment purchase, explaining everything clearly. She also helped recover part of the money from a preliminary contract for another apartment, which seemed lost. Maria was always available to answer my questions and ensured my interests were protected. If you need a reliable real estate lawyer, she is the best choice.
Magdalena Grudzień
Pani Maria Kotaniec to nie tylko radca prawny! To doświadczony radca prawny, który o każdej godzinie dnia i nocy udzieli wsparcia. Dzięki niej przeżyłam swój rozwód, zapewnilam spokojne życie swojemu dziecku. Polecam z całego serca!
